Registerförteckning i Excel eller specialanpassat verktyg – vad fungerar bäst?
Du vet vad som krävs: För att följa GDPR måste verksamheten ha en registerförteckning. Den ska visa vilka personuppgifter ni hanterar, varför ni gör det, vem som ansvarar – och vilka säkerhetsåtgärder som finns på plats. Och den måste hållas uppdaterad, hela tiden.
Kravet gäller alla verksamheter som behandlar personuppgifter regelbundet, systematiskt eller på ett sätt som kan innebära risker för individers rättigheter – något som i praktiken omfattar nästan alla organisationer, oavsett storlek.
Men att hålla dokumentationen levande är lättare sagt än gjort. Uppdatering och översyn sker ofta punktvis snarare än löpande, vilket snabbt ökar risken för misstag och brister.
Många börjar i Excel, Word eller med egenbyggda mallar. Det fungerar – fram till något förändras, någon blir osäker, eller tillsyn står för dörren.
Så vad fungerar bäst för registerförteckningen – Excel eller ett system anpassat för strukturerat dataskyddsarbete?
Här ser du skillnaderna – och hur du skapar kontroll och efterlevnad i praktiken.
Excel och egenbyggd lösning: Fördelar
Excel och Word är tillgängliga och flexibla – och många känner sig bekväma med dem. Det gör det enkelt att komma igång och skapa en mall som passar verksamheten. För mindre företag, eller vid få behandlingsaktiviteter, kan det vara en praktisk start.
Fördelar med en egenbyggd lösning:
- Inga investeringar i nya system eller utbildning
- Frihet att anpassa mallar och struktur efter behov
- Inga licenskostnader
- Fungerar vid små och stabila behandlingsaktiviteter
- Låg tröskel för egna ändringar
Men även i små till medelstora verksamheter kan det bli en falsk trygghet. En ny process, ett nytt system – eller ett mejl från IMY – kan snabbt göra att kontrollen försvinner. Och när allt finns i en fil som bara några få har tillgång till, ökar risken om någon slutar eller glömmer att uppdatera.
5 vanliga utmaningar med egenbyggd lösning
- Manuell uppföljning – Vem uppdaterar registerförteckningen vid ändringar? Vad händer om nyckelpersoner slutar?
- Olika versioner i omlopp – Olika avdelningar använder olika mallar – ingen har full översikt.
- Inga påminnelser – Du får inga varningar när något behöver ses över – förrän det är för sent.
- Bristande spårbarhet vid tillsyn – En utdaterad Excel-fil duger sällan när IMY kräver dokumentation.
- Saknar spårbarhet: Det finns ingen historik över ändringar – du kan inte visa vad som har gjorts, när eller av vem.
Resultatet? Det kan se okej ut på ytan – men brist på kontroll kan få stora konsekvenser om någon faktiskt granskar.
När blir en egenbyggd lösning en risk? Tre vardagliga exempel
- Ny behandling, inget som fångar upp: Hemtjänsten börjar använda surfplattor för att registrera hälsouppgifter ute hos brukarna. Men förändringen dokumenteras inte – registret uppdateras aldrig, och dataskyddsombudet får ingen information.
- Versioner som inte stämmer: Juridikavdelningen har en Word-version, IT har en Excel-version. IMY vill se dokumentation om dataöverföring utanför EU – och ingen vet vad som gäller.
- Viktiga delar saknas: Allt verkar okej – tills någon upptäcker att riskbedömningar, kontaktpersoner och skyddsåtgärder saknas för flera aktiviteter.
Använd verktyg: Proaktiv registerföring med struktur och stöd
Ett verktyg utvecklat för registerförteckningar ger mer än bara struktur – det hjälper dig att jobba rätt. Du får ett ramverk att bygga på, inte bara ett tomt dokument. Och viktigast av allt: Du blir påmind när något måste göras.
Så fungerar det i praktiken:
- Alla behandlingsaktiviteter måste fyllas i med rätt uppgifter – inga gissningar
- Påminnelser skickas vid behov av uppdatering
- Roller och ansvar kan fördelas – samtidigt som alla har överblick
- Förteckningen är alltid uppdaterad och redo vid tillsyn
Fördelarna:
- Tidsbesparande: Mindre manuellt arbete
- Minskad risk: Du vet att kraven uppfylls
- Bättre samarbete – Flera kan bidra utan att kontrollen förloras
- Trygg dokumentation – Korrekt, uppdaterad och lätt att följa upp
Registerförteckningen är mer än bara dokumentation – den avslöjar risk
För många är registerförteckningen något man “måste ha”. Men i praktiken är det ofta det enda dokumentet som visar hela bilden – och riskerna.
Utan överblick här kan små missar bli stora problem: Behandling utan rättslig grund, brist på skydd, eller utdaterade system utan ansvarig. Sådana brister är vanliga – och kan leda till både tillsyn och förlorat förtroende.
En bra förteckning hjälper dig att ligga steget före – inte bara reagera när något redan har gått fel.
Men i en hektisk vardag är tidsbrist och låg prioritet ofta en bromskloss. Även när dataskyddet är erkänt som viktigt, skjuts nödvändiga bedömningar och uppdateringar ofta åt sidan. Utan avsatt tid och tydliga ansvariga resurser är det lätt att manuella lösningar blir en risk snarare än ett stöd.
Vem har mest att vinna på ett specialverktyg?
- HR-ansvariga– Slipper manuell hantering och får bättre koll
- Verkställande direktörer – Trygghet och kontroll, utan att kunna varje detalj i GDPR
- Dataskyddsombud eller dataskyddsansvariga – Arbetar mer strukturerat och slipper manuell uppföljning
Checklista: Är det dags att byta ut Excel?
Här är några frågor som kan hjälpa er avgöra om det fortfarande är rimligt att jobba i en egenbyggd lösning:
- Gör ni många eller frekventa ändringar i era behandlingsaktiviteter?
Om något ändras ofta – som ändamål, system eller mottagare – är det lätt att förlora överblicken i Excel. Risken för fel och missar ökar snabbt. - Är det otydligt vem som ansvarar för uppdateringar?
När ansvar och rutiner inte är tydligt fördelade blir uppdateringarna ofta bortprioriterade – särskilt vid frånvaro eller personalbyten. - Använder olika avdelningar olika mallar eller dokument?
Det skapar lätt förvirring, dubbelarbete och olika tolkningar av vad som egentligen gäller. - Har ni någon gång tvekat på om dokumentationen håller vid en granskning eller tillsyn?
Om ni behöver lägga tid på att städa i sista stund inför en tillsyn, är det ett tecken på att dagens lösning inte räcker till. - Får ni inga påminnelser när något ändras?
Utan automatiska aviseringar riskerar viktiga ändringar att falla mellan stolarna – som nya system, biträdesavtal eller ändrade ändamål. - Tar det lång tid att få en tydlig bild av risker och säkerhetsåtgärder?
Om det kräver mycket manuell handpåläggning att få koll, blir det svårt att upptäcka brister och visa att ni följer lagen.
Om du svarade ja på flera av dessa: Då kan det vara läge att se över om ni behöver ett mer strukturerat och säkert sätt att jobba med er registerförteckning – där ni får kontroll, spårbarhet och uppdateringar utan onödigt krångel.
Vad kostar det att inte ha kontroll?
Fel eller brister i registerförteckningen kan leda till:
- Åtgärder från IMY
- Onödig intern arbetsbörda
- Förtroendeförlust hos kunder och anställda
- Felaktig hantering av personuppgifter – med rättsliga och ekonomiska följder
Och kanske mest frustrerande: Du slösar tid på att rätta till, istället för att skapa värde.
Så gör du registerföringen enklare – och i linje med GDPR
För att följa GDPR måste du veta vilka personuppgifter ni behandlar, varför – och hur de skyddas. Det kräver en förteckning som är uppdaterad, strukturerad och spårbar – inte bara vid tillsyn, utan varje dag.
Ett specialverktyg hjälper dig inte bara att få överblick – utan också att arbeta effektivt och säkert:
- Guidning så du vet vad som krävs – och slipper gissa
- Uppgiftsfördelning – utan att tappa kontrollen
- Behörighetsstyrning – rätt person ser och redigerar rätt delar
- Flexibilitet – anpassa utan att börja om
- Återanvändning – kopiera och justera tidigare behandlingar
- Tydliga roller – smidigare och tryggare samarbete
Resultatet? En registerförteckning som fungerar i praktiken – inte bara på pappret. Mindre frustration, färre fel – och en lösning som växer med verksamheten.
Boka en demo och se hur det fungerar – helt utan förpliktelser.
