Håll er registerförteckning uppdaterad – för att klara GDPR i praktiken

Att ha koll på organisationens behandling av personuppgifter är inte bara god praxis – det är ett lagkrav enligt GDPR. Enligt artikel 30 ska varje verksamhet föra ett register över sina personuppgiftsbehandlingar. Det här registret kallas ofta för en registerförteckning, och fungerar både som bevis på efterlevnad och som ett arbetsverktyg i vardagen.

Men det räcker inte att bara skapa en registerförteckning – den måste hållas uppdaterad. Nya system, ändrade rutiner och affärsutveckling påverkar hur ni hanterar personuppgifter. Och förändringar i lagstiftning gör att en gammal förteckning snabbt kan bli inaktuell.

Här går vi igenom varför en uppdaterad registerförteckning är så viktig – och hur du håller den aktuell.

Vad är en registerförteckning enligt GDPR?

En registerförteckning är en systematisk dokumentation över alla behandlingar av personuppgifter i organisationen. Den ska bland annat innehålla:

• Vilka personuppgifter som behandlas

• Syftet med varje behandling

• Kategorier av registrerade och mottagare

• Tidsfrister för lagring

• Tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder

Myndigheten IMY kan begära att få se er registerförteckning vid en tillsyn. Men den är också ett konkret bevis på att ni följer GDPR:s princip om ansvarsskyldighet – alltså att ni inte bara följer lagen, utan kan visa att ni gör det.

En uppdaterad registerförteckning kräver löpande arbete

Förutsättningarna för personuppgiftshantering förändras hela tiden – både internt i organisationen och i omvärlden. Det kan handla om:

• Nya IT-system

• Nya leverantörer eller personuppgiftsbiträden

• Ändrade arbetsprocesser eller nya affärsmodeller

• Lagändringar eller nya vägledningar

Att hålla registerförteckningen aktuell är därför inget engångsarbete. Den måste granskas och uppdateras löpande.

Vad bör du kontrollera regelbundet i registerförteckningen?

Här är några viktiga punkter att gå igenom:

• Har nya behandlingar tillkommit – eller har befintliga förändrats?

• Är även ostrukturerad information dokumenterad (e-post, mötesanteckningar etc.)?

• Är informationen i varje post fullständig enligt artikel 30 i GDPR?

• Finns rätt skyddsåtgärder på plats – och fungerar de som tänkt?

• Har ni tagit hänsyn till lagändringar eller ny rättspraxis?

• Har det gjorts konsekvensbedömningar för riskfyllda behandlingar?

• Finns en fungerande process för att hantera brister i praktiken?

Involvera gärna olika avdelningar – t.ex. IT, HR och marknad – i arbetet. Förändringar i deras system eller arbetsflöden påverkar ofta personuppgiftshanteringen direkt.

Intern utbildning är en nyckel till korrekt registerförteckning

För att arbetet med registerförteckningen ska fungera i praktiken krävs en god dataskyddskultur. Det innebär:

• Regelbunden information och utbildning för alla anställda

• Tydliga rutiner för introduktion av nyanställda

• Kontaktvägar till ansvarig vid frågor om dataskydd

• Tidig involvering av dataskyddsansvarig i nya projekt

E-learning är ett effektivt sätt att säkerställa att både nya och befintliga medarbetare har rätt kunskap. Det minskar fel – och gör att förteckningen hålls uppdaterad med rätt innehåll.

Egenbyggd lösning eller systemstöd?

Att hålla en förteckning uppdaterad kräver både struktur och verktyg. För de flesta är en egenbygd lösning i Excel snabbt begränsande.

Med ett anpassat system får ni bättre överblick och kontroll, möjlighet att fördela ansvar och dokumentera korrekt. Det underlättar samarbetet mellan avdelningar och minskar risken för missar.

Ta kontroll över registerförteckningen – innan riskerna blir verklighet

Registerförteckningen är långt ifrån en pappersprodukt. Den är en grundläggande del i att visa att ni följer GDPR. Med rätt struktur får ni bättre överblick, kan upptäcka avvikelser i tid och agera snabbt vid förändringar.

Vill du göra det enklare att hålla förteckningen uppdaterad? Med vår lösning får du:

• Tydlig steg-för-steg-stöd

• Möjlighet att fördela ansvar i organisationen

• Åtkomstbegränsning och tydliga roller

• Anpassning utifrån era behov

• Enkel kopiering av tidigare behandlingar

• Stöd för flera användare

Kort sagt: ett praktiskt verktyg som gör dataskyddsarbetet mer hållbart i vardagen – med mindre risk och bättre kontroll.

Boka en demo och se själv hur det fungerar – helt utan förpliktelser.