GDPR: Vad räknas som en personuppgift?

En personuppgift är all information som kan kopplas direkt eller indirekt till en levande person. Denna typ av information är central inom dataskydd och GDPR.

Personuppgifter är en central del av nästan all verksamhet. Men vad innebär det egentligen att hantera personuppgifter på rätt sätt? Och varför är det så viktigt att följa reglerna i GDPR? Det här blogginlägget går igenom grunderna och ger dig tips på hur ditt företag kan skydda kundernas data på bästa sätt.

Säkerställ att ditt företag följer GDPR: Vad räknas som en personuppgift? 

Enligt GDPR (General Data Protection Regulation) är en personuppgift all information som direkt eller indirekt kan kopplas till en nu fysiskt levande person. Det handlar inte bara om namn och personnummer. Här är några exempel på vad som räknas som personuppgifter:

• Grundläggande information: Namn, adress, e-postadress, telefonnummer, personnummer.
• Elektronisk identifiering: IP-adress, kakor (cookies), platsdata.
• Fysiska kännetecken: Foton, fingeravtryck.
• Känsliga uppgifter: Information om hälsa, etnicitet, politiska åsikter, religion, sexuell läggning.

Personuppgifters betydelse inom dataskydd och GDPR

Personuppgifter är hjärtat i dataskyddsarbetet. De är inte bara statiska data, utan representerar individers identitet och integritet. Genom att hantera personuppgifter på ett ansvarsfullt sätt visar ditt företag respekt för kundernas privatliv och bygger förtroende. Med andra ord, genom att skydda personuppgifter, skyddar du individers integritet.

Om ett företag misslyckas med att skydda personuppgifter kan konsekvenserna bli allvarliga. Det kan leda till sanktionsavgifter, enskilda skadestånd och skadat rykte. Ett dataintrång kan snabbt urholka det förtroende som byggts upp under lång tid. Att följa GDPR är därför inte bara ett lagkrav, utan en strategisk investering i företagets framtid och relationen till kunderna.

Varför personuppgifter är viktiga och hur de påverkar företag och organisationer

Enligt GDPR omfattar begreppet behandling av personuppgifter i princip alla åtgärder du gör med en persons uppgifter – från insamling till radering. Det är viktigt att ni har kontroll över hela processen.

De flesta företag hanterar kunddata som namn, e-postadresser och telefonnummer. När du samlar in, lagrar eller använder den här typen av personuppgifter räknas det som en behandling av personuppgifter. Det är en central del av dataskyddsförordningen, GDPR, och det ställs höga krav på hur behandlingen går till. Detta då GDPR:s syfte är att värna om integriteten.

Utmaningar med personuppgiftshantering i företag

Att ha kontroll över personuppgifterna behöver inte vara komplicerat. Här är några strategier som kan hjälpa ditt företag att lyckas:

• Utbilda personalen: Se till att alla anställda vet vad GDPR innebär och hur de ska hantera personuppgifter korrekt. Regelbundna utbildningar är en bra investering.
• Skapa tydliga rutiner: Utveckla en intern policy som beskriver hur ni samlar in, lagrar, använder och raderar personuppgifter. Alla i företaget ska veta vad de ska göra och varför.
• Säkerhet by default: Bygg in dataskydd i era system och processer från början. Använd exempelvis pseudonymisering eller kryptering när det är möjligt för att minska risken vid en eventuell incident.
• Lagra endast det nödvändiga: Samla inte in mer information än ni behöver för det specifika ändamålet. Radera personuppgifter när de inte längre behövs för att tillgodose den grundläggande principen om uppgiftsminimering
• Använd register: Upprätta ett register över de personuppgiftsbehandlingar ni utför. Artikel 30 GDPR stadgar att ett sådant register är ett lagkrav då det ger  en god översikt och underlättar vid en eventuell granskning.

Vanliga problem som företag kan stöta på

Att hantera personuppgifter är inte alltid enkelt. Många företag stöter på liknande problem som exempelvis: 

• Bristande kunskap: Många anställda är osäkra på vad som räknas som personuppgifter och hur de ska hanteras. Det kan leda till att data behandlas felaktigt, till exempel genom att känslig information skickas via osäkra e-postmeddelanden.
• Bristande resurser: Många företag avsätter inte tillräckligt med resurser för att kunna hantera dataskydd inom sin organisation. Ett vanligt förekommande scenario är också att de resurser som tillsätts inte får tillräckligt med tid, medel eller förutsättningar för att kunna arbeta med dataskydd systematiskt på den nivå som GDPR kräver.
• Otydliga processer: Vissa företag saknar tydliga rutiner för hur personuppgifter ska samlas in, lagras och raderas. Vem har ansvaret för dataskyddet? Hur ska incidenter hanteras?
• Datalagring och säkerhet: Uppgifterna kan lagras i flera olika system, vilket gör det svårt att få en överblick. Dessutom är det en ständig utmaning att säkerställa att systemen är skyddade mot cyberhot.
• Otillräckligt samtycke: Det är viktigt att ha en tydlig och korrekt process för att inhämta samtycke från individer. Ett vagt samtycke, eller samtycke som är "förvalt", är inte giltigt enligt GDPR.

Skydda personuppgifter: Viktiga strategier framåt

Dataskydd är en kontinuerlig process, inte en engångshändelse. För att bygga långsiktigt förtroende med dina kunder är det viktigt att:

• Var transparent: Berätta tydligt för kunderna vilka uppgifter ni samlar in, varför ni gör det och hur länge ni behåller dem. En tydlig integritetspolicy är grundläggande.
• Ge kontroll: Se till att personer enkelt kan utöva sina rättigheter, till exempel rätten att få tillgång till sina uppgifter eller att bli raderad.
• Ha en beredskapsplan: Vad gör ni om ett dataintrång inträffar? Incidenthantering kan minska skadan och visa att ni tar situationen på allvar.

Genom att arbeta proaktivt med dessa strategier visar ditt företag att ni värdesätter era kunders integritet. Det skapar inte bara trygghet, utan positionerar också er som en pålitlig aktör i den digitala världen.

Vår Privacy as a Service erbjuder en komplett lösning för att hantera GDPR:s komplexitet. Vi hjälper er med allt från en tydlig projektplan till kontinuerlig uppföljning, så att ni kan fokusera på er kärnverksamhet. 

Boka en demo redan idag så ni kan skydda kundernas data på bästa sätt – tryggt, spårbart och i linje med GDPR.