Tänk på detta vid bakgrundskontroller under rekrytering

Ibland vill arbetsgivare göra en bakgrundskontroll vid rekrytering av ny personal. Syftet är att säkerställa att rätt person anställs samt att upprätthålla en säker och pålitlig arbetsmiljö. Kontrollerna kan inkludera olika typer av information, beroende på vad som anses relevant i sammanhanget.

Exempelvis: 

• anställningshistorik
• utbildningsverifiering
• referenskontroller
• registerkontroller

Tänk på den rättsliga grunden

Bakgrundskontroller kan innebära integritetsrisker och få negativa följder för den granskade personen, särskilt om personuppgifter behandlas utan rättslig grund eller samtycke. GDPR nämner inte bakgrundskontroller direkt, men eftersom personuppgifter hanteras, måste reglerna följas. Därmed krävs en rättslig grund för behandlingen och att ni tar hänsyn till de grundläggande dataskyddsprinciperna.

Reglerade och oreglerade bakgrundskontroller

Ofta innebär en bakgrundskontroll att den arbetssökande själv begär ut och visar upp ett utdrag ur Polisens belastningsregister. Vissa yrken och branscher, såsom de inom säkerhet eller vård, har specifika regler för att begära sådana utdrag. Det finns dock ingen enhetlig lagstiftning för alla arbetsgivare. Tänk på att det inte innebär att registerutdraget får sparas per automatik, det handlar främst om att den arbetssökande ska visa upp det vid behov. 

Arbetsgivare som inte omfattas av en författningsreglerad registerkontroll har inte rätt att begära ett utdrag ur belastningsregistret, men de kan be om det eller att arbetssökande självmant visar upp det om det är relevant för tjänsten.

Här är några centrala frågor som ni kan ha i bakhuvudet:

• Har arbetsgivaren en skyldighet eller en rätt att ta del av uppgifter ur belastningsregistret inför ett beslut om exempelvis anställning?
• Är det arbetsgivaren eller den enskilda som ska begära registerutdraget från Polismyndigheten?
• Är det ett fullständigt eller begränsat registerutdrag man som arbetsgivare tar del av?
• Hur gammalt får det registerutdrag som visas upp vara?

IMY vill se en bredare utredning om bakgrundskontroller

Under 2024 uppmanade Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) regeringen att genomföra en utredning om bakgrundskontroller och deras användning. IMY betonade behovet av en lämplig balans mellan arbetsgivarnas behov av bakgrundskontroller och skyddet för den personliga integriteten.

Dataskydd ska vara enkelt. Så vi gjorde det enkelt.

Med vår GDPR-tjänst, PAAS, får du tillgång till expertrådgivning, färdiga mallar och en komplett verktygslåda för att göra dataskydd enkelt i praktiken.