Särskilt viktiga lagar och regler du som arbetar med lön behöver ha koll på

Vad säger lagen om semestern?

Semesterlagen är den lagstiftning som reglerar en arbetstagares rätt till semester och garanterar vissa minimiförmåner som arbetsgivaren inte kan bortse från. Lagen ger arbetstagare rätt till 25 semesterdagar, (motsvarande fem veckors ledighet) om anställningen inleds före den 1 september. För att semesterdagarna ska vara betalda krävs att arbetstagaren har arbetat ett helt intjänandeår. Det är möjligt att komma överens om bättre förmåner än de semesterlagen anger. Det kan göras genom en enskild överenskommelse eller genom kollektivavtal. Den som börjar en anställning från och med den 1 september har enligt semesterlagen rätt till 5 obetalda semesterdagar. 

Vill du läsa mer om semesterlagen och reglerna som gäller kring exempelvis antalet semesterdagar? Det hittar du på vår motsvarande sida för HR. 

Vad är skillnaden på semesterersättning och semesterlön?

Semesterersättning är ersättning för semesterdagar som har tjänats in, men inte har tagits ut. Sådana dagar ska ersättas senast en månad efter att en anställning har upphört.

Semesterlön är lön som utges i samband med semesterledigheten.

Semesterlönen kan enligt semesterlagen beräknas på två olika sätt:

• sammalöneregeln
• procentregeln.

Vilken modell man använder är upp till arbetsgivaren men tanken i semesterlagen är att för arbetstagare med fast lön kan semesterlönen beräknas enligt sammalöneregeln medan procentregeln tillämpas för anställda som har:

• en lön som inte är bestämd per vecka eller månad
• en lön som regelbundet består av en fast och en rörlig del och den rörliga lönedelen uppskattas uppgå till minst 10 procent eller mer av den sammanlagda lönen under semesteråret
• en sysselsättningsgrad som varierar under intjänandeåret
• ändrat sysselsättningsgrad mellan intjänandeår och semestertillfälle, eller haft en frånvaro som inte är semesterlönegrundande.

En arbetsgivare som inte är bunden av kollektivavtal kan välja att tillämpa procentregeln även för anställda med fast månadslön om till exempel verksamheten har anställda som procentregeln tillämpas på. Detta för att slippa ha två olika system. 

Vad innebär sammalöneregeln?

För anställda med fast vecko- eller månadslön används sammalöneregeln för att beräkna semesterlön. Det innebär att fast lön och fasta lönetillägg ska utgå som om den anställde hade arbetat och beräkningen utgår ifrån den lön som är aktuell vid semesterledigheten. Utöver den fasta lönen ska ett semestertillägg utgå per betald semesterdag. Semestertillägget ska utbetalas i samband med semester och ska enligt semesterlagen uppgå till

• 1,82 procent av veckolönen
• 0,43 procent av månadslönen.

Vad innebär procentregeln?

Procentregeln kan tillämpas på alla anställda om en arbetsgivare så önskar men ska enligt semesterlagen användas om den anställde har

• lön till väsentlig del är rörlig lön
• sysselsättningsgrad varierat under intjänandeåret
• sysselsättningsgrad är annan under semesteråret jämfört med intjänandeåret
• frånvaro under intjänandeåret är sådan som inte är semesterlönegrundande.

Semesterlön enligt procentregeln utgörs enligt semesterlagen av 12 procent av den lön arbetstagaren fått under intjänandeåret, det så kallade semesterlöneunderlaget. Semesterlönen betalas sedan ut i samband med semesterledigheten.

Om den anställde har rätt till fler semesterdagar än de lagstadgade ska procenttalet (12 procent) ökas med 0,48 procent per extra semesterdag.

Tänk på! Kollektivavtal kan ge högre semesterlön/semesterersättning

Är verksamheten bunden av kollektivavtal ska det kontrolleras vilka semesterlöneregler som gäller i avtalet. I flertalet kollektivavtal med löneform månadslön är semesterlönen samma som den ordinarie månadslönen plus ev fasta lönetillägg och då ett beräknat semestertillägg om 0,8 procent per semesterdag. Alternativt, när procentregeln ska tillämpas, med en högre procentsats än 12 procent  som anges i semesterlagen.

Frånvaro i samband med föräldraledighet

Vid föräldraledighet görs avdrag på lönen. För arbetsgivare som är bundna av kollektivavtal finns olika regler för hur avdrag ska hanteras vid föräldraledighet och vid tillfällig föräldrapenning, ofta kallat vård av barn/VAB. Vid ledighet för tillfällig vård av barn görs oftast avdrag per timme, och vid övriga ledigheter avdrag per dag.

Hur ska löneavdrag vid föräldraledigheten beräknas?

Det finns ingen Lönelag i Sverige. Däremot har kollektivavtalen reglerat detta. Det är vanligt förekommande på arbetsmarknaden att vid föräldraledighet eller annan tjänstledighet som omfattar om högst 5 arbetsdagar så görs tim- eller dagsavdrag beräknat på de arbetsdagar som den anställde är borta. Om frånvaron omfattar mer än 5 arbetsdagar så görs kalenderdagsavdrag, dvs även för lördagar, söndagar och eventuellt även röda dagar. 

För den arbetsgivare som inte bunden av kollektivavtal – avgör själv hur löneavdrag, vid frånvaro, ska beräknas vid löneform månadslön. En rekommendation kan vara att följa branschens avtal. 

När får en anställd vara föräldraledig?

Föräldraledighetslagen och Socialförsäkringsbalken ger möjlighet till flera olika ledighetsformer:

• ledighet p g a graviditet
• mammaledighet (rätt till 7 veckors ledighet före och efter beräknad förlossning) samt rätt till ledighet för amning
• ledighet för den andre föräldern i samband med födelse eller adoption
• hel ledighet med eller utan föräldrapenning
• delledighet med eller utan föräldrapenning
• ledighet med tillfällig föräldrapenning 
• ledighet för en arbetstagare som utan att vara förälder får föräldrapenning eller tillfällig föräldrapenning genom överlåtelse
• ledighet vid barns bortgång
• ledighet med omvårdnadsbidrag

Vem har rätt till sjuklön?

Vid sjukdom kan en arbetstagare ha rätt till sjuklön från arbetsgivaren under de första 14 dagarna av sin sjukfrånvaro. Med sjukdom menas att arbetstagarens arbetsförmåga är nedsatt. Det finns många sjukdomar som inte sätter ner arbetsförmågan. Dessa ger inte rätt till ledighet eller sjuklön från arbetsgivare respektive sjukpenning från Försäkringskassan.

Vad är sjukdom?

Det finns ingen definition av begreppet sjukdom i lagen. I förarbeten till lagen om allmän försäkring finns vissa uttalanden som anses vägledande. Enligt dessa bör man vid bedömningen hålla sig till vad som enligt vanligt språkbruk och gällande läkarvetenskaplig uppfattning anses vara sjukdom. Med den utgångspunkten kan varje onormalt kropps- eller själstillstånd som inte hör ihop med den normala livsprocessen betecknas som sjukdom. Störningar och fysiologiska förändringar som beror på det naturliga åldrandet, normalt  havandeskap eller barnafödande ska enligt förarbetena inte betraktas som sjukdom, eftersom de hör ihop med den “normala livsprocessen”.

När en arbetsgivare bedömer om en arbetstagare ska räknas som sjuk ska den bortse från arbetsmarknadsmässiga, ekonomiska, sociala och liknande förhållanden. Arbetsgivaren ska alltså betala ut sjuklön bara när arbetstagaren har en sjukdom, eller ett medicinskt tillstånd som är jämställt med en sjukdom som sätter ner arbetsförmågan. Nedsatt arbetsförmåga av andra skäl ger inte rätt till sjuklön, syftet med det är att motverka att sjuklön betalas ut för sociala problem och generella livsproblem.

När arbetstagaren har varit sjukfrånvarande i 14 kalenderdagar träder sjukförsäkringssystemet in. Arbetsgivarens skyldighet att betala ut sjuklön upphör och Försäkringskassan övertar ansvaret för att pröva en arbetstagares rätt till sjukpenning. 

Sjuklön och sjukavdrag

Ersättningen och ansvaret för denna beror på hur länge personen har varit sjuk.

Sjuklön dag 1-14
Från den 1:a till 14:e kalenderdagen är arbetsgivaren skyldig att betala ut sjuklön enligt sjuklönelagen. Från sjuklönen görs sedan ett karensavdrag som motsvarar 20 % av den genomsnittliga veckoersättningen för en kalendervecka. Skulle arbetstagaren bli sjuk igen inom fem kalenderdagar räknas den nya sjukperioden som en fortsättning på den tidigare och inget nytt karensavdrag görs.

Sjuklön dag 15-90
Från och med den 15:e kalenderdagen upphör arbetsgivarens sjuklöneansvar. Arbetsgivaren gör en anmälan till Försäkringskassan som sedan prövar arbetstagarens ansökan om sjukpenning. 

Arbetsgivaren gör från och med dag 15 ett bruttolöneavdrag för varje dag i sjukperioden. En vanlig formel för att beräkna löneavdraget är:

((månadslön x 12) / 365) x antal kalenderdagar
Avdraget görs för alla dagar i sjukperioden, även arbetsfria dagar. 

Vid frånvaro en hel månad dras hela månadslönen. 

Tänk på: Hur sjukavdrag beräknas kan variera mellan olika kollektivavtal.

En del kollektivavtal kan ha bestämmelser vilka ger arbetstagaren rätt till en kollektivavtalad sjuklön efter dag 14. Arbetsgivaren betalar i sådant fall ut ersättningen från och med dag 15 och till och med dag 90 i sjukperioden. Det gäller exempelvis för privatanställda tjänstemän då arbetsgivaren är bunden av kollektivavtal.

Då arbetsgivaren har tecknat pensionsavtal för privatanställda tjänstemän enligt den så kallade ITP-planen ingår i denna en sjukförsäkring (ITP Sjukpension). Denna sjukförsäkring ersätter arbetstagaren för inkomstförlusten fr o m dag 91.

Har arbetsgivaren tecknat avtalsgruppsjukförsäkring (AGS el AGS-KL) kompletterar försäkringen med ca 10 procent av den inkomstförlust som arbetstagaren får. Försäkringen ger ersättning från och med dag 15 till och med dag 360. Det gäller exempelvis för privatanställda arbetare som kan få ersättning från dag 15 till dag 360 om arbetsgivaren är bunden av kollektivavtal och/eller tecknat försäkringen på frivillig väg hos Fora.

Läs även blogginlägget Har du koll på reglerna om sjuklön och sjukfrånvaro?

Vad är karensavdrag?

Karensavdraget är en slags självrisk som en arbetstagare betalar vid sjukdom innan hen får tillgodogöra sig sina sjuklöneförmåner. Detta gäller vid all sjuklöneberättigad sjukfrånvaro, även vid till exempel arbetsskada. Sjuklönelagens regler om karensavdrag innebär att ett sjukavdrag på 100 % görs för alla timmar i sjukperioden. Därefter utges 80 % sjuklön för alla timmar i sjukperioden. Från sjuklönen görs sedan ett karensavdrag som motsvarar 20 % av en genomsnittlig veckolön i form av sjuklön.

Karensavdragets utformning

Karensavdraget ska motsvara 20 procent av en genomsnittlig veckoersättning i form av sjuklön, det vill säga den sjuklön som arbetstagaren genomsnittligen kan beräknas få under en kalendervecka. En kalendervecka utgörs av en tidsperiod om sju dagar som löper från måndag till söndag.

Med begreppet genomsnittligen avses den sjuklön som arbetstagaren beräknas få under en vecka som motsvarar hur hen vanligtvis arbetar. Saknas uppgifter om hur arbetstagaren vanligtvis arbetar, till exempel uppgift om tjänstgöringsgrad eller arbetsschema, kan arbetsgivaren använda sig av uppgifter om hur arbetstagaren har förvärvsarbetat före sjuklöneperioden. En jämförelseperiod på en till tre månader ska i de flesta fall vara tillräcklig.

Ett avdrag om 20 procent motsvarar en hel dags sjuklön för den som arbetar lika många timmar varje dag fem dagar i veckan. För den som har ojämnt fördelad arbetstid ska avdrag fortfarande göras med 20 procent av en genomsnittlig veckoersättning för sjuklön. Karensavdraget kan då bli både mer eller mindre än en dags sjuklön. Karensavdraget dras från sjuklönen, vilket innebär att karensavdraget aldrig kan bli större än sjuklönen.

I de fall en arbetstagare till exempel blir sjuk och går hem efter lunch kommer karensavdraget alltså att motsvara sjuklönen för den halva dagens sjukfrånvaro. För den som inte är åter i arbete nästföljande dag kommer dock karensavdrag att göras även från de nästföljande dagarna med sjuklön tills dess att ett helt karensavdrag gjorts. Detta gäller även för den som visserligen går tillbaka i arbete nästföljande dag, men som åter blir sjuk inom fem kalenderdagar och då nya sjukdagar ska läggas samman med dagarna i den tidigare sjukperioden.

Beräkning styrs av kollektivavtal

När det gäller hur karensavdraget ska beräknas har lagstiftaren lämnat öppet för arbetsmarknadens parter att reglera detta i kollektivavtal. Organisationer som är bundna av kollektivavtal ska därmed följa bestämmelserna däri. Organisationer som saknar kollektivavtal är fria att tolka lagen på egen hand, men gör klokt i att följa branschens kollektivavtal.

Undantag från karensavdrag

För vissa ersättningar från Försäkringskassan, såsom rehabiliteringspenning, sjukpenning i samband med medicinsk behandling och medicinsk rehabilitering s.k. förebyggande sjukpenning, ska inget karensavdrag göras av arbetsgivaren. 

Läs även blogginlägget "Experten svarar på frågor om karensavdrag".

Vad är skillnaden mellan mertids- och övertidsersättning?

Övertidsersättning regleras i anställnings- eller kollektivavtal och är en ersättning för arbete utöver den ordinarie arbetstiden. 

Om arbetstagaren arbetar heltid brukar ersättningen benämnas övertidsersättning. Är arbetstagaren deltidsanställd brukar ersättningen benämnas mertidsersättning. När en deltidsanställd har uppnått heltidsmåttet utges övertidsersättning för den överskjutande arbetstiden.

Ersättningsnivån för mertid och övertid regleras i kollektivavtal och inte i lag.

OBS! Tänk på att en vanlig skrivning i kollektivavtalen är att övertidsersättning utgår för beordrat arbete eller för arbete som är i efterhand godkänt. Att en anställd självmant väljer att stanna kvar på arbetet ger inte någon generell rätt till övertidsersättning.

Förmåner

Det är vanligt att arbetsgivare erbjuder vissa förmåner som ett komplement till lön. Förmånen kan ges ensidigt av arbetsgivaren utöver lön eller så kan den anställde erbjudas förmånen istället för lön. En del förmåner har vissa arbetsgivare en skyldighet att ge på grund av kollektivavtal och andra står en fritt att införa i verksamheten. Oavsett om en förmån är kollektivavtalad eller ej bör en arbetsgivare framhålla och synliggöra förmånen som företaget faktiskt bekostar för den/de anställda.

Tänk på! En del förmåner kan erbjudas individuellt, medan en del förmåner måste erbjudas till samtliga anställda.

Några exempel på förmåner

Några exempel på förmåner är

• friskvårdsförmåner
• subventionerad lunch
• personalrabatter
• bilförmån
• hushållsnära tjänster
• semesterbostad
• hälso- och sjukvårdsförmåner
• parkering
• semesterbostäder
• tidskrifter.

Mer om olika vanliga förmåner

• Friskvårdsbidrag - Läs mer i blogginlägget Vad gäller för friskvårdsbidrag?
• Fri cykel - Det finns en skattelättnad för arbetstagare som erbjuds förmånscyklar av sin arbetsgivare. Den innebär att cykelförmånen bara beskattas för den del som överstiger 3000 kronor under ett beskattningsår. Skattelättnaden gäller både för vanliga trampcyklar och för elcyklar, däremot inte elsparkcyklar. En förutsättning för skattelättnaden är att alla anställda erbjuds förmånen. Hos Skatteverket finns exempel på hur förmånsberäkning kan se ut för vanlig cykel respektive elcykel.
• Glasögon - Glasögon som är betalda av arbetsgivaren är en skattepliktig förmån med undantag från så kallade terminalglasögon och andra typer av arbetsglasögon som är nödvändiga för arbetet
• Hotellbonus - eller fria övernattningar som en arbetstagare får, baserade på av arbetsgivarens betalda hotellkostnader, är skattepliktiga för den anställde om de utnyttjas privat.
• Kostförmån -  En måltid som är betald av arbetsgivaren är i princip alltid en skattepliktig förmån (så snart en anställd ätit den) - undantagen är representation och måltider som obligatoriskt ingår i pris för resa eller hotell.
• Julfest och julgåva - Läs mer i faktabladet Skatteregler för julgåvor och julfester.

När blir en förmån skattepliktig?

En skattepliktig förmån uppstår om den utgör ersättning för utfört arbete eller när arbetsgivaren bekostar en privat levnadskostnad åt en anställd/uppdragstagare. Vanligast är att en förmån beskattas till sitt marknadsvärde men det finns det en del fall där schablonbelopp används.

En del förmåner behöver inte tas upp som skattepliktig intäkt enligt Inkomstskattelagen (11 kap).
Några exempel på detta är:

• Friskvård är skattefri förmån om den inte överstiger 5000 kr.
• Vissa gåvor så som julklapp, jubileumsgåva och minnesgåva är skattefria om de håller sig inom skatteverkets gränsvärden.
• Mobiltelefon är en skattefri förmån om arbetsgivaren har ett abonnemang med fast avgift.Telefonen får användas för privata samtal om det inte kostar arbetsgivaren något extra.
• Personalfester är skattefria om de inte erbjuds mer än två gånger per år.
• Terminalglasögon är skattefria om de behövs för arbetet.
• Lättare förtäring såsom kaffe, te, kaka, smörgås och frukt är skattefria. Hela måltider och luncher är dock inte skattefria.

Förmånsvärde

Förmåner värderas normalt till marknadsvärdet. Med marknadsvärde menas här vad det hade kostat för den anställde att själv betala för det hen har fått som förmån. Några förmåner, bland annat bil-, bostads- och kostförmåner, värderas schablonmässigt till fastlagda belopp. 

Grundtanken med förmånsbeskattningen är att förmåner ska beskattas som motsvarande kontant lön. Arbetstagaren ska betala skatt på förmånen och arbetsgivaren ska betala arbetsgivaravgifter på samma sätt som de hade fått göra om förmånen hade getts ut i pengar istället.

Indirekt förmån

Om arbetsgivaren ger en förmån till en arbetstagares vän eller anhörig så är förmånen som huvudregel skattepliktig hos den anställde. Det går med andra ord inte att gå förbi reglerna om skattepliktiga förmåner genom att ge förmånen till någon annan än den som är avsedd som mottagare. I det fallet beskattas den anställde genom den indirekta förmån hen har fått på samma sätt som om den anställde fått förmånen direkt.

Nedsättning av förmånsvärde

Om den anställde betalar för en skattepliktig förmån med beskattade pengar ska förmånsvärdet sättas ned med det belopp som betalats. En nedsättning av förmånsvärdet kräver att den anställde faktiskt har betalat för förmånen med beskattade medel, antingen i form av kontanta medel eller genom nettolöneavdrag. Att den anställde sänker sin bruttolön innebär inte att den anställde ska anses ha utgett ersättning för en förmån.

Vad är löneväxling?

Löneväxling används som ett uttryck för när arbetstagare byter ut en del av sin kontanta brutto- eller nettolön mot en annan förmån. Löneväxling kan ske mot såväl skattepliktiga som mot skattefria förmåner.

Konsekvenser av löneväxling

Avstår arbetstagaren från en del av sin lön mot en annan förmån så sänks lönen. Man får då tänka på att den anställdes ersättningar från andra försäkringar kan försämras vid föräldraledighet och sjukdom. Även den allmänna pensionen kan bli lägre. Att byta ut lön mot pensionsförsäkring kan därför vara tveksam ekonomi om man har en lön som efter löneväxlingen understiger 54 203 kronor (8,07 inkomstbasbelopp 2025*). För lönedelar därutöver kan det vara fördelaktigt.

 *(8,07 x  80 600 kr) / 12 = 54 203 kr

För vissa skattefria förmåner finns krav på att hela personalen ska erbjudas samma förmån för att den inte ska bli skattepliktig. Detta gäller personalrabatter och personalvårdsförmåner som motionsförmåner samt förfriskningar på arbetsplatsen. Ett exempel på detta är att alla anställda ska erbjudas lika stor personalrabatt inom den skattefria ramen, annars blir rabatten skattepliktig för de anställda som får den största rabatten.

Något motsvarande krav finns dock inte i övrigt, till exempel för pensionsavsättningar. I dessa fall kan arbetsgivaren fritt välja vilka anställda som ska erbjudas förmånen, när de ska få den och med vilka belopp. Inte heller när det gäller skattepliktiga förmåner finns det något skattemässigt krav på att alla anställda ska erbjudas samma förmån.