Dataskyddsarbete som naturlig del av verksamheten

Dataskydd berör alla verksamheter – oavsett bransch eller storlek. Samtidigt som regelverket är komplext och detaljerat, måste det dagliga arbetet med personuppgifter fungera smidigt, korrekt och långsiktigt.

För att uppfylla lagkraven i GDPR räcker det inte med en engångsinsats. Dataskyddsarbetet ska vara en levande process, där ni kontinuerligt analyserar, uppdaterar och följer upp hur personuppgifter hanteras i verksamheten.

Läs också: Håll er registerförteckning uppdaterad

Ett strukturerat arbetssätt i sex steg

Tillsammans med erfarna dataskyddsexperter har vi utvecklat en metod för att arbeta strukturerat med dataskydd, baserad på sex tydliga steg:

1. Etablera en dataskyddsorganisation

2. Inventera nuläget

3. Skydda den personliga integriteten

4. Inför åtgärder

5. Säkra IT-miljön

6. Förvalta arbetet

Gör dataskydd begripligt för hela organisationen

Ett vanligt hinder i dataskyddsarbetet är att det upplevs svårt att förstå och lätt att göra fel. Många medarbetare är osäkra på vad som faktiskt gäller i praktiken – till exempel vad som får sparas, delas eller skickas via e-post.

För att lyckas med ett hållbart dataskydd behöver ni därför mer än styrdokument och rutiner. Det krävs också ett internt informationsarbete som:

• Förklarar syftet med dataskydd på ett pedagogiskt sätt

• Gör riktlinjer och ansvar tydliga för olika roller

• Uppmuntrar till frågor och kontinuerligt lärande

När medarbetare förstår varför dataskydd är viktigt – och hur det påverkar deras vardag – blir regelverket lättare att följa och risken för fel minskar.

Ett bra sätt att komma igång är att erbjuda ett grundläggande GDPR-kurs för hela organisationen. Då får alla en gemensam förståelse för regelverket, praktiska exempel på vad som gäller i vardagen och en tryggare plattform att bygga vidare på.

Förvaltning av dataskyddsarbetet – en pågående process

När ni genomfört steg 1–5 är det dags att gå in i den löpande förvaltningen. Det innebär att ni upprätthåller en hög och laglig standard över tid, även när:

• Lagstiftningen förändras

• Nya system eller leverantörer tas i bruk

• Organisationens interna struktur förändras

Det är också viktigt att genomföra regelbunden utbildning och kompetensutveckling – inte bara för dataskyddsombud, utan för alla ansvariga i organisationen.

Skapa rutiner för internkontroll

För att dataskydd ska bli en naturlig del av det dagliga arbetet krävs en tidsatt och upprepad granskning av olika delar av behandlingen. Ett effektivt verktyg är att använda ett årshjul, där ni fokuserar på olika delar av dataskyddsarbetet under olika tider på året.

Det hjälper er att:

• Hålla arbetet levande

• Identifiera förbättringsområden

• Integrera GDPR i ordinarie styrning och verksamhetsutveckling

Glöm inte att granska era personuppgiftsbiträden

Det är lätt att fokusera på den interna hanteringen – men som personuppgiftsansvarig är ni också skyldiga att granska de personuppgiftsbiträden ni anlitar. Det kan handla om exempelvis:

• Leverantörer av IT-system

• Molntjänster

• Externa konsulter eller samarbetspartner

Det är er uppgift att säkerställa att biträdena hanterar uppgifter i enlighet med gällande avtal och GDPR. Det kan göras internt eller med hjälp av extern revision.

Var beredd på granskning från IMY

Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) har rätt att genomföra tillsyn när som helst. Det kan innebära att de:

• Ställer frågor om ert dataskyddsarbete

• Går igenom system och dokumentation

• Undersöker hur ni hanterar personuppgifter i praktiken

Om granskningen visar brister kan det leda till krav på åtgärder eller i vissa fall sanktionsavgifter. Att vara förberedd är därför avgörande – både för regelefterlevnad och för att bygga förtroende.

Få struktur och trygghet med rätt stöd

Med Privacy as a Service får du en komplett lösning för att arbeta långsiktigt och strukturerat med dataskydd. Tjänsten kombinerar:

• Våra digitala verktyg

• Juridisk rådgivning från diplomerade dataskyddsombud

• En metod baserad på sex steg för systematiskt dataskyddsarbete (SDA)

Du får hjälp med att:

• Etablera ansvar och roller

• Skapa och uppdatera registerförteckningen

• Genomföra riskbedömningar

• Förebygga incidenter och klargöra rutiner

• Följas upp kontinuerligt över tid

Vi hjälper dig att gå från punktinsats till struktur – så att dataskyddsarbetet blir en naturlig del av vardagen.

Boka en demo