Så här flyttas er information från gamla till nya registerförteckningen
Att uppdatera till den nya versionen av Dataskyddet innebär vissa förändringar i hur informationen lagras. Den goda nyheten är att vi kan flytta över nästan all din befintliga data. Denna artikel förklarar vad som flyttas, vad som inte flyttas och hur du hanterar eventuella skillnader i frågeformat.
Vad kan flyttas och vad kräver manuell hantering?
I princip kan vi flytta all data från ditt gamla Dataskydd till det nya.
| Kan flyttas | Kan inte flyttas |
| All registrerad information i behandlingarna. | Dokument |
| Användare i Draftit och behörighet | Kontaktpersoner (specifik fråga inne behandlingarna) |
OBS: Denna information gäller för kunder som använder våra standardformulär och inte gjort alltför stora ändringar. Kunder som byggt helt egna formulär eller gjort stora ändringar behöver kontakta Draftit för en bedömning.
I nya dataskydd ska hänvisningar till dokument länkas, till exempel till er avtalsdatabas. Detta för att underlätta för våra kunder. Läs mer på separat sida om dokumenthantering.
Hantering av skillnader i frågor och svar
Även om informationen flyttas över, är det inte säkert att frågan i gamla Dataskyddet motsvaras av en exakt likadan fråga i det nya.
När en exakt matchning saknas, kommer informationen att hamna i ett fritextsvar under motsvarande kategori.
Exempel: Gallringsinformation
Detta innebär att information som tidigare var ett Ja/Nej-svar kan överföras som text i ett fritextfält.
| Frågor i gamla versionen | Motsvarande fält i nya versionen | Överföring av information |
| 1. Vilken tidsfrist finns för gallring? [fritext] | A. Gallringstid [fritext] | Information från fråga 1 läses in här. |
| 2. Finns det skriftliga rutiner för gallring? [ja/nej] | B. Kommentar angående gallring [fritext] | Information från fråga 2 och 3 läses in här. |
| 3. När uppdaterades de senast? [fritext] |
-
Åtgärd: Det är viktigt att gå igenom behandlingarna som flyttats över. I samband med en årlig översyn kan du enkelt flytta eller fylla på informationen. Till exempel kan du ersätta ja/nej-svaret i kommentarsfältet med en länk till de skriftliga gallringsrutinerna.
Förändringar i hantering av Säkerhet och System
I den nya versionen har vi gjort förbättringar gällande hur information om Säkerhet och System hanteras:
-
Gamla versionen: Informationen fanns kopplad till varje enskild registrering.
-
Nya versionen: Denna information är istället oftast samlad under kategorierna "System" eller "Partners".
Detta innebär att istället för att varje enskild medarbetare behöver svara på samma fråga gång på gång, svaras frågan nu en gång under det relevanta systemet eller partnern.
Informationen som fanns i de enskilda registreringarna kommer att flyttas över, men den hamnar i ett fritextsvar för att säkerställa att ingen data går förlorad. Målet är att informationen ska bli mer korrekt och effektiv att hantera.