Så här flyttas er information från gamla till nya registerförteckningen
Vi kan flytta över nästan all din befintliga data till den nya versionen av Dataskydd, men det har skett vissa förändringar i hur informationen hanteras. Denna artikel förklarar vad som kan flyttas och inte, samt hur ni kan hantera eventuella skillnader i skillnader.
Vad kan flyttas och vad kräver manuell hantering?
I princip kan vi flytta all data från ditt gamla Dataskydd till det nya.
Exempel
| Kan flyttas | Kan inte flyttas |
| Nästintill alla behandlingar i standardformulär | Dokument |
| Ansvarig | Kontaktpersoner (specifik fråga inne behandlingarna) |
| Användare och behörighet | Frågor som ersatts med plattfomsfunktionalitet, exempelvis tekniska skyddsåtgärder |
| Med mera |
OBS: Denna information gäller för kunder som använder våra standardformulär och inte gjort alltför stora ändringar. Kunder som byggt helt egna formulär eller gjort stora ändringar behöver kontakta Draftit för en bedömning.
I nya dataskydd har plattformen utformats med målet att ha ett dokument på ett ställe och därmed att länka till ert officiella dokument, exempelvis i er avtalsdatabas. Läs mer på separat sida om dokumenthantering.
Hantering av skillnader i frågor och svar
Data som inte mappas till en motsvarande fråga i nya Dataskydd kommer i de absolutamajoriteten ändå att kunna flyttas, men kan komma att hamna i ett fritextsvar i ett motsvarande avsnitt.
Detta innebär att information som tidigare var ett Ja/Nej-svar kan överföras som text i ett fritextfält.
Exempel
| Frågor i gamla versionen | Motsvarande fält i nya versionen | Överföring av information |
| 1. Vilken tidsfrist finns för gallring? [fritext] | A. Gallringstid [fritext] | Information från fråga 1 läses in här. |
| 2. Finns det skriftliga rutiner för gallring? [ja/nej] | B. Kommentar angående gallring [fritext] | Information från fråga 2 och 3 läses in här. |
| 3. När uppdaterades de senast? [fritext] |
-
Åtgärd: Det är viktigt att gå igenom behandlingarna som flyttats över. I samband med en årlig översyn kan du enkelt flytta eller fylla på informationen. Till exempel kan du ersätta ja/nej-svaret i kommentarsfältet med en länk till de skriftliga gallringsrutinerna.
Förändringar i hantering av "Säkerhet och System"
I den nya versionen har vi gjort förbättringar gällande hur information om Säkerhet och System hanteras:
-
Gamla versionen: Informationen fanns kopplad till varje enskild registrering.
-
Nya versionen: informationen är ofta samlad som tekniska funktioner under i modulerna "System" eller "Partners".
Detta innebär att istället för att varje enskild medarbetare behöver svara på samma fråga gång på gång utan besvaras nu en gång under det relevanta systemet eller partnern.
Sammanfattning
Registreringar som inte kan mappas kommer troligen att flyttas över, men i vissa fall till ett fritextfält. Detta görs för att säkerställa att ingen data går förlorad. Vi har valt denna lösning för att effektivisera arbetet med Dataskydd och samtidig tillhandahålla förutsättningar för er att höja kvaliteten på er data.