Förstå funktionen Partners och hur roller tilldelas automatiskt
På sidan Partners samlar du alla externa organisationer och verksamheter som är relevanta för ert dataskyddsarbete. Här kan du lagra kontaktuppgifter, samla viktiga avtal och få en tydlig överblick över era relationer. Den här artikeln förklarar hur funktionen är uppbyggd, hur du filtrerar listan och hur systemet automatiskt identifierar och tilldelar roller till en partner.
En central plats för dina partners
Funktionen Partners är designad för att ge dig en samlad vy över alla de organisationer ni samarbetar med eller på annat sätt kommer i kontakt med i dataskyddsarbetet. För varje partner kan ni fylla i övergripande information och uppgifter till kontaktpersoner.
Exempel på partners kan vara:
- Systemleverantörer
- Personuppgiftsbiträden
- Andra personuppgiftsansvariga
- Myndigheter
Samla dokument och avtal
För varje partner kan du ladda upp och organisera relevanta dokument för att säkerställa att ni har allt samlat på ett ställe. När du lägger till ett nytt dokument kan du specificera följande information:
- Namn: Ett tydligt namn på dokumentet (t.ex. "Biträdesavtal CloudService AB 2024").
- Dokumenttyp: Välj en kategori som beskriver avtalet, till exempel biträdesavtal.
- Utgångsdatum: Lägg till ett slutdatum för avtalet för att enkelt kunna följa upp när det behöver förnyas.
Automatiska roller och relationer
En av de smartaste funktionerna med Partners är att systemet automatiskt kan identifiera vilken roll en partner har i förhållande till er. Detta sker på två sätt:
- Via avtalstyp i ett dokument
När du laddar upp ett dokument och väljer en specifik dokumenttyp, analyserar systemet ditt val.
- Exempel: Väljer du att lägga till ett dokument med avtalstypen Biträdesavtal (partnern agerar biträde), förstår systemet att partnern är ett personuppgiftsbiträde åt er och tilldelar automatiskt den rollen.
- Via koppling i en behandling
När en partner anges som mottagare av data i en av era registrerade behandlingar, skapas en automatisk koppling.
- Exempel: Om någon anger i en behandling att personuppgifter delas med en tredje part och väljer den aktuella partnern ur rullistan, vet systemet att partnern är en mottagare av personuppgifter och lägger till den rollen.
Filtrera din partnerlista för en bättre överblick
När er lista över partners växer kan det bli svårt att snabbt hitta den information du söker. För att underlätta detta finns en kraftfull filtreringsfunktion. Med filtreringen kan du enkelt ta fram en lista på exempelvis endast era personuppgiftsbiträden. Detta gör att du snabbt kan få en fullständig överblick över alla leverantörer som agerar i en specifik roll för er verksamhet.