Många verksamheter underskattar hur krävande rollen som dataskyddsombud faktiskt är. Kombinationen av juridiska krav, dokumentationsskyldighet och intern uppföljning gör att många halkar efter – med ökad risk för både överträdelser och förlorat förtroende.
I det här inlägget får du en tydlig överblick över rollen, kraven – och inte minst vad du kan göra för att säkerställa att dataskyddet verkligen efterlevs i praktiken.
Ett dataskyddsombud (DSO) ska ha en oberoende roll i verksamheten och fungera som både rådgivare och kontrollant. Ombudet ska bidra till att GDPR och annan dataskyddslagstiftning efterlevs, och samtidigt vara en kontaktlänk mellan verksamheten och Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).
För att lyckas i rollen krävs en god förståelse för hur verksamheten faktiskt behandlar personuppgifter i praktiken.
Tips: Ett dataskyddsombud ansvarar ofta också för att samordna och underhålla verksamhetens registerförteckning – en central del i dokumentationen enligt artikel 30 i GDPR.
Enligt artikel 39 (1) i GDPR har dataskyddsombudet flera kärnuppgifter, bland annat att:
Utöver detta har ombudet ofta en mer operativ roll i organisationen, exempelvis genom att:
Enligt GDPR måste ni utse ett dataskyddsombud om:
Men även om det inte är ett krav, bör ni överväga att ha ett ombud – internt eller externt – om:
Att ha tillgång till ett kompetent dataskyddsombud kan vara avgörande för att säkerställa efterlevnad, minska risk – och frigöra tid.
Det är viktigt att förstå att även om verksamheten har ett dataskyddsombud, så ligger det juridiska ansvaret fortfarande hos den personuppgiftsansvarige – alltså organisationen som sådan.
Ombudet är inte personligt ansvarigt, utan ska stödja, kontrollera och vägleda arbetet enligt regelverket.
En konsekvensbedömning (DPIA) krävs när en behandling sannolikt leder till hög risk för den registrerades fri- och rättigheter – till exempel vid:
Dataskyddsombudet ska:
Ansvaret för att genomföra DPIA:n ligger dock fortfarande hos verksamheten. Att underlåta en DPIA där det krävs kan få allvarliga konsekvenser – både juridiskt och för förtroendet.
Ja, rollen kan lösas internt eller externt. Många organisationer väljer att anlita ett externt ombud, särskilt när behovet av kompetens är högt och resurserna begränsade.
Ett externt ombud ger:
Om ni tycker det är svårt att fylla rollen internt, eller behöver mer stöd, kan det vara värt att titta närmare på en lösning som Privacy as a Service – där ni får verktyg, metodik och rådgivning samlat.
Som dataskyddsombud har du ofta ansvaret för att säkerställa att registerförteckningen är uppdaterad och korrekt. Det är en viktig del av efterlevnaden – men kan snabbt bli en tung administrativ uppgift.
Med vår lösning får du ett verktyg som underlättar arbetet och frigör tid:
Fyra fördelar för dig som dataskyddsombud:
Få bättre stöd i din roll och säkerställa att registerförteckningen är i ordning.
Att arbeta med dataskydd kan vara både komplext och tidskrävande – och det är ofta svårt att veta var man ska börja. Många verksamheter saknar både struktur och verktyg för att arbeta systematiskt med efterlevnad.
Med tjänsten Privacy as a Service får ni en kombination av rådgivning, metodik och digitala verktyg som hjälper er att komma igång – och att behålla översikten över tid. Tjänsten bygger på vår metod för systematiskt dataskyddsarbete (SDA) och innehåller bland annat:
Nulägesanalys av ert nuvarande dataskyddsarbete
Identifiering av riskområden
Åtgärdsförslag och rekommendationer från ett diplomerat dataskyddsombud
Kontinuerlig uppföljning och stöd
Boka ett kostnadsfritt samtal idag och se hur vi kan hjälpa er verksamhet att arbeta effektivt och i enlighet med GDPR.