Personuppgifter är inte bara namn, e-postadress och personnummer. Det är också IP-adresser, beteendemönster och allt som kan kopplas till en individ – direkt eller indirekt.
Om din verksamhet hanterar personuppgifter, omfattas ni av dataskyddsförordningen (GDPR). Och om ni saknar överblick – då har ni ett problem.
Många företag har tyvärr en bristfällig insyn i vilka system och leverantörer som behandlar personuppgifter – särskilt när det gäller molntjänster och integrationer.
Detta försvagar kontrollen och ökar risken för att personuppgifter hanteras utan korrekt skydd, vilket kan få allvarliga konsekvenser för både verksamheten och individerna vars data ni hanterar.
Personuppgifter är all information som kan identifiera en enskild person. Det kan vara uppenbara saker som namn eller bild, men också mindre synliga uppgifter som, när de kombineras, avslöjar individens identitet.
Exempel på direkt identifierande personuppgifter:
Exempel på indirekt identifierande personuppgifter:
Var för sig kan dessa uppgifter verka oskyldiga, men tillsammans bildar de en helhet. Det är mängden data som gör dem känsliga – och därmed reglerade.
Många av dagens personuppgifter handlar inte om vad du heter – utan om vad du gör. Mönster i hur vi agerar online kan vara lika avslöjande som ett namn.
Exempel:
Så snart dessa uppgifter går att koppla till en individ, räknas de som personuppgifter – och då gäller GDPR.
Vissa personuppgifter kräver särskilt skydd eftersom de är mer integritetskänsliga. Enligt GDPR gäller särskilda regler för dessa kategorier:
Särskilt känsliga personuppgifter inkluderar:
Dessutom finns det särskilda regler för uppgifter om lagöverträdelser. Dessa tillhör inte samma kategori men regleras ändå av egna krav på rättslig grund.
Om du inte vet vilka personuppgifter ni behandlar – eller varför – riskerar du mer än bara ett lagbrott.
Konsekvenserna kan bli:
Det handlar inte bara om att undvika sanktionsavgifter – det handlar om att arbeta tryggt, ansvarsfullt och effektivt.
En registerförteckning (eller behandlingsregister) är en strukturerad översikt över all personuppgiftsbehandling i verksamheten. Den besvarar:
Det är mer än ett internt styrdokument – det är ett bevis på att ni följer GDPR, och det första tillsynsmyndigheter som IMY ber om vid granskning.
Enligt artikel 30 ska registerförteckningen innehålla:
En bra och uppdaterad förteckning skapar kontroll internt och dokumentation externt – och skyddar både verksamheten och individen.
Tänk att ni har ett rekryteringssystem där ni samlar in CV:n, personliga brev och intervjubedömningar. I förteckningen ska ni då dokumentera:
Har ni inte detta dokumenterat – har ni heller inte kontroll.
Många organisationer arbetar fortfarande med gamla mallar, röriga Excel-filer och manuella rutiner. Resultatet blir ett behandlingsregister som är inaktuellt, svårt att använda och dåligt anpassat för kraven i GDPR.
Varför är det så svårt att hålla den uppdaterad?
En av de största utmaningarna är att revision och underhåll av behandlingsregistret lätt blir en engångsinsats snarare än en löpande process. Detta beror ofta på tidsbrist och låg prioritet i en hektisk vardag. Även när dataskyddet erkänns som viktigt, hamnar arbetet med dokumentation och uppdateringar ofta i kläm. Utan avsatt tid och tydliga ansvariga resurser skjuts nödvändiga bedömningar och uppdateringar upp – vilket ökar risken för fel och brister över tid, och kan leda till att ni saknar den överblick som lagen kräver.
När du först har kartlagt vilka personuppgifter ni behandlar, behöver du ett verktyg som hjälper dig att hålla ordning – uppdaterat, tillgängligt och säkert.
Med vår lösning får du en strukturerad, trygg och användarvänlig metod för att hantera registerförteckningen – anpassad efter vardagen och i linje med GDPR.
Du får bland annat:
Allt för att undvika dubbelarbete, få bättre överblick – och kunna visa efterlevnad utan onödigt krångel.
Boka en demo och se hur lösningen fungerar i praktiken.