Att ha koll på organisationens behandling av personuppgifter är inte bara god praxis – det är ett lagkrav enligt GDPR. Enligt artikel 30 ska varje verksamhet föra ett register över sina personuppgiftsbehandlingar. Det här registret kallas ofta för en registerförteckning, och fungerar både som bevis på efterlevnad och som ett arbetsverktyg i vardagen.
Men det räcker inte att bara skapa en registerförteckning – den måste hållas uppdaterad. Nya system, ändrade rutiner och affärsutveckling påverkar hur ni hanterar personuppgifter. Och förändringar i lagstiftning gör att en gammal förteckning snabbt kan bli inaktuell.
Här går vi igenom varför en uppdaterad registerförteckning är så viktig – och hur du håller den aktuell.
En registerförteckning är en systematisk dokumentation över alla behandlingar av personuppgifter i organisationen. Den ska bland annat innehålla:
Vilka personuppgifter som behandlas
Syftet med varje behandling
Kategorier av registrerade och mottagare
Tidsfrister för lagring
Tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder
Myndigheten IMY kan begära att få se er registerförteckning vid en tillsyn. Men den är också ett konkret bevis på att ni följer GDPR:s princip om ansvarsskyldighet – alltså att ni inte bara följer lagen, utan kan visa att ni gör det.
Förutsättningarna för personuppgiftshantering förändras hela tiden – både internt i organisationen och i omvärlden. Det kan handla om:
Nya IT-system
Nya leverantörer eller personuppgiftsbiträden
Ändrade arbetsprocesser eller nya affärsmodeller
Lagändringar eller nya vägledningar
Att hålla registerförteckningen aktuell är därför inget engångsarbete. Den måste granskas och uppdateras löpande.
Här är några viktiga punkter att gå igenom:
Har nya behandlingar tillkommit – eller har befintliga förändrats?
Är även ostrukturerad information dokumenterad (e-post, mötesanteckningar etc.)?
Är informationen i varje post fullständig enligt artikel 30 i GDPR?
Finns rätt skyddsåtgärder på plats – och fungerar de som tänkt?
Har ni tagit hänsyn till lagändringar eller ny rättspraxis?
Har det gjorts konsekvensbedömningar för riskfyllda behandlingar?
Finns en fungerande process för att hantera brister i praktiken?
Involvera gärna olika avdelningar – t.ex. IT, HR och marknad – i arbetet. Förändringar i deras system eller arbetsflöden påverkar ofta personuppgiftshanteringen direkt.
För att arbetet med registerförteckningen ska fungera i praktiken krävs en god dataskyddskultur. Det innebär:
Regelbunden information och utbildning för alla anställda
Tydliga rutiner för introduktion av nyanställda
Kontaktvägar till ansvarig vid frågor om dataskydd
Tidig involvering av dataskyddsansvarig i nya projekt
E-learning är ett effektivt sätt att säkerställa att både nya och befintliga medarbetare har rätt kunskap. Det minskar fel – och gör att förteckningen hålls uppdaterad med rätt innehåll.
Att hålla en förteckning uppdaterad kräver både struktur och verktyg. För de flesta är en egenbygd lösning i Excel snabbt begränsande.
Med ett anpassat system får ni bättre överblick och kontroll, möjlighet att fördela ansvar och dokumentera korrekt. Det underlättar samarbetet mellan avdelningar och minskar risken för missar.
Registerförteckningen är långt ifrån en pappersprodukt. Den är en grundläggande del i att visa att ni följer GDPR. Med rätt struktur får ni bättre överblick, kan upptäcka avvikelser i tid och agera snabbt vid förändringar.
Vill du göra det enklare att hålla förteckningen uppdaterad? Med vår lösning får du:
Tydlig steg-för-steg-stöd
Möjlighet att fördela ansvar i organisationen
Åtkomstbegränsning och tydliga roller
Anpassning utifrån era behov
Enkel kopiering av tidigare behandlingar
Stöd för flera användare
Kort sagt: ett praktiskt verktyg som gör dataskyddsarbetet mer hållbart i vardagen – med mindre risk och bättre kontroll.
Boka en demo och se själv hur det fungerar – helt utan förpliktelser.