Många organisationer underskattar hur omfattande en konsekvensbedömning faktiskt bör vara. Det handlar inte bara om att bocka av i ett formulär för att uppfylla GDPR.
En DPIA är det skyddsnät som kan förhindra juridiska misstag, förlorat förtroende och onödiga sanktioner. Samtidigt är det ett sätt att visa att ni har kontroll, vet vad ni gör och har bedömt riskerna innan något går fel.
I den här guiden får du en konkret och detaljerad beskrivning av hur ni steg för steg kan kartlägga, analysera och dokumentera risker vid behandling av personuppgifter – i enlighet med regelverket och god praxis.
Vägledningen bygger på kraven i GDPR artikel 35.7, som ställer följande minimikrav på en DPIA:
Allt detta går vi igenom praktiskt och stegvis i guiden nedan.
En DPIA är en bedömning som hjälper dig att identifiera och minska integritetsrisker innan du startar en behandling av personuppgifter med hög risk. Det är inte bara en formalitet – det är ett praktiskt verktyg för att ta ansvar och undvika allvarliga överträdelser av GDPR.
Att genomföra en konsekvensbedömning av dataskydd (DPIA) är mer än ett lagkrav – det är ett sätt att ta kontroll.
När ni behandlar personuppgifter med potentiellt hög risk måste ni veta exakt vilka konsekvenser det kan få – och hur ni kan förebygga dem.
En DPIA hjälper er att undvika regelbrott, bygga förtroende och säkerställa att integriteten skyddas från dag ett.
Det handlar inte bara om efterlevnad – utan om ansvarstagande, struktur och trygghet. Här får du steg-för-steg-guiden som tar dig hela vägen från kartläggning till färdig dokumentation.
En konsekvensbedömning av dataskydd (DPIA) ska göras innan ni påbörjar en behandling av personuppgifter som kan medföra hög risk för individers rättigheter och friheter. Det följer av artikel 35 i GDPR och gäller särskilt när:
Exempel på situationer där en DPIA ofta krävs:
Även om er behandling inte finns med i exemplen ovan, har ni fortfarande ansvar att bedöma om det finns hög risk. Om ni är osäkra – genomför en DPIA.
En DPIA ska vara konkret, systematisk och väl dokumenterad. Här är de viktigaste stegen du bör följa för att genomföra bedömningen noggrant och i enlighet med kraven.
Detta steg är avgörande: För att kunna bedöma risker måste du veta exakt vad behandlingen innebär. Undvik att vara vag – ju mer konkret och heltäckande beskrivning, desto bättre underlag för bedömningen.
Beskriv exempelvis:
Exempel: Om ni inför ett nytt verktyg för medarbetaruppföljning, förklara hur det samlar in uppgifter, vad det analyserar, vilka variabler som används (ex. tid, frånvaro, produktivitet) och hur resultaten används.
Om ni inte vet vilka som är inblandade, var uppgifterna lagras och hur de delas, kan ni inte göra en korrekt riskbedömning.
Kartlägg följande:
Tips: Använd gärna ett flödesschema eller tabell för att visualisera – det gör det enklare att identifiera dolda risker.
Här visar ni vilka tekniska och organisatoriska åtgärder som skyddar personuppgifterna.
Ställ er frågor som:
Svara inte bara "vi har säkerhet på plats" – dokumentera allt. Det skapar trygghet även vid en eventuell granskning.
Är behandlingen nödvändig för ändamålet? Finns alternativ med mindre intrång? Här handlar det om GDPR:s krav på proportionalitet.
Fundera över:
Dokumentera också rättslig grund – samtycke, avtal, rättslig förpliktelse eller berättigat intresse. Målet ska vara tydligt, och ni ska följa principen om dataminimering: bara samla in det som är nödvändigt – inte mer.
Det här är kärnan i DPIA: Vad kan gå fel – och hur sannolikt är det?
Exempel på risker:
Bedöm både sannolikhet och allvarlighetsgrad. Tänk även på sårbara grupper och kombinationer av data från olika källor som kan öka risken.
När riskerna är identifierade måste ni visa hur ni hanterar dem.
Exempel på åtgärder:
Åtgärderna måste vara genomförbara och dokumenterade. Visa hur de minskar riskerna och stärker de registrerades rättigheter.
Tips: Det är svårt att hantera manuellt. En digital DPIA-lösning ger struktur, vägledning och färdig dokumentation – redo för granskning.
En DPIA ska inte ligga i en mapp. Den ska sammanfattas, godkännas och förankras i ledningen.
Rapporten bör innehålla:
Sätt även rutiner för regelbunden uppföljning och uppdatering.
Finns det branschstandarder eller certifieringar att luta sig mot, bör ni dokumentera det.
Exempel:
Det stärker er regelefterlevnad och visar ansvarstagande.
Det är inget krav, men det kan vara klokt att dela DPIA:n (eller ett sammanfattande utdrag) – särskilt om:
Det visar öppenhet, bygger förtroende och signalerar att ni gjort en seriös bedömning.
Om det trots åtgärder kvarstår hög risk, ska ni kontakta Integritetsskyddsmyndigheten innan behandlingen inleds. Detta kallas förhandssamråd.
Ni måste då:
Detta är inte ett straff – utan en garanti för att behandlingen är lagenlig innan risken realiseras.
En DPIA som är väl förankrad ger bättre bedömningar, högre regelefterlevnad – och ökar förtroendet både internt och externt.
En vanlig fallgrop: Bristande samarbete mellan avdelningar.
I många verksamheter är det ofta oklart vem som ansvarar för vilka delar av dataskyddet, vilket försvårar ett effektivt samarbete och en helhetsbild. En DPIA är ett utmärkt verktyg för att tvinga fram det tvärfunktionella samarbetet som är nödvändigt för att förstå hur personuppgifter faktiskt hanteras i organisationen.
För att det ska fungera i praktiken måste arbetet vara ordentligt förankrat:
Det kan också vara klokt att:
En DPIA som är väl förankrad ger bättre bedömningar, högre regelefterlevnad – och ökar förtroendet både internt och externt.
Föreställ dig följande: En organisation börjar använda ett nytt verktyg för att analysera anställdas data för att öka intern effektivitet. Systemet samlar in detaljerad information om tid, plats och kommunikation – utan DPIA.
Ett halvår senare kommer ett klagomål. IMY inleder granskning och upptäcker att behandlingen är både ingripande och oproportionerlig – utan dokumenterad riskbedömning.
Konsekvensen? Krav på ändringar, radering av data – och kraftigt försvagat förtroende från både personal och allmänhet.
Sådant händer oftare än man tror. Och hade kunnat undvikas – med en strukturerad DPIA i tid.
En av de största anledningarna till att DPIA:er inte genomförs korrekt eller i tid, är att arbetet med dataskydd ofta får låg prioritet i en hektisk vardag. Trots att det erkänns som viktigt, skjuts nödvändiga bedömningar och uppdateringar upp. Utan dedikerad tid och ansvariga resurser är det lätt att hamna i en situation där man agerar reaktivt istället för proaktivt.
En DPIA är obligatorisk vid behandling av personuppgifter med hög risk. Att hoppa över det kan få allvarliga konsekvenser – både juridiskt och för ert rykte.
Med vår digitala lösning kan ni genomföra DPIA enkelt, strukturerat och i enlighet med GDPR artikel 35 – från riskbedömning till färdig dokumentation.
Med vår lösning får ni:
Resultatet? En trygg, tydlig och effektiv DPIA-process som stärker dataskyddet och förenklar efterlevnaden.
Boka en demo i dag och se hur du kan göra hela jobbet – från behovsanalys till färdig bedömning – på ett ställe.