Prioritera löpande granskning av personuppgiftsbiträden enligt GDPR

Att lägga ut databehandling på externa leverantörer skapar effektivitet, men det introducerar också en kritisk säkerhetsrisk. Enligt GDPR är regelbunden och djupgående utvärdering av era personuppgiftsbiträden inte bara en rekommendation – det är ett lagkrav för att uppfylla principen om ansvarsskyldighet. 

Outsourcing har blivit en självklar del av det moderna företagsklimatet – ett effektivt sätt att skala upp, sänka kostnader och få tillgång till spetskompetens. I det här inlägget dyker vi ner i den dolda risken i outsourcing och varför löpande granskning av era personuppgiftsbiträden är en absolut nödvändighet för att undvika dyra överraskningar och säkerställa fullständig GDPR-efterlevnad.

Vad är ett personuppgiftsbiträde och dess relation till den personuppgiftsansvarige?

Innan vi går in på granskningsprocessen är det viktigt att definiera rollerna.

Personuppgiftsbiträdet (PUB) är en extern part eller leverantör (som ett SaaS-företag, ett molnlagringsbolag eller en IT-driftsleverantör) som behandlar personuppgifter för er räkning och efter era specifika instruktioner. De har inte mandat att själva bestämma syftet med behandlingen.  Ni, som den Personuppgiftsansvarige, bestämmer varför och hur datan ska behandlas. Ni bär därmed det yttersta juridiska ansvaret för hela efterlevnaden, inklusive hur biträdet sköter sitt uppdrag.

Relationen mellan er och ert personuppgiftsbiträde måste regleras genom ett obligatoriskt personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal) enligt Artikel 28 i GDPR. Detta avtal är juridiskt bindande och formaliserar att personuppgiftsbiträdet endast får agera utifrån era dokumenterade instruktioner. Detta avtal är er första och viktigaste försvarslinje.

Hur och vad ni ska utvärdera hos era biträden

Innan ett samarbete inleds – genom en så kallad due diligence – måste ni säkerställa att personuppgiftsbiträdet har kapacitet att skydda datan. Utvärderingen omfattar både juridiska, tekniska och organisatoriska aspekter:

1. Juridisk Granskning: Se till att PUB-avtalet är komplett, tydligt och innehåller alla obligatoriska punkter som GDPR kräver. Detta inkluderar tydliga instruktioner om ändamål, behandlingsmetoder och krav på att personuppgiftsbiträdet bistår vid incidenter och att tillgodose registrerades rättigheter.
2. Teknisk Mognad: Bedöm de tekniska skyddsåtgärder som personuppgiftsbiträdet har implementerat exempelvis kryptering, pseudonymisering, tvåfaktorsautentisering eller åtkomstkontroll. Glöm inte att granska hur de hanterar dataöverföringar till länder utanför EU/EES.
3. Organisatoriska Rutiner: Gå igenom personuppgiftsbiträdets interna struktur. Begär bevis i form av externa revisioner och certifieringar som ISO 27001 eller revisionsrapporter som ISAE 3402 (SOC 2). Kontrollera även att de har dokumenterade rutiner för incidenthantering och att deras personal har adekvat säkerhetsutbildning.

Vikten av löpande utvärdering och rätt tidsramar

Det räcker inte att granska leverantören vid avtalstecknandet. Ni måste utvärdera dem löpande eftersom risken hela tiden förändras. Att ha en "set it and forget it"-mentalitet är farligt då GDPR:s ansvarsprincip kräver kontinuerligt arbete.

Hur ofta ska utvärderingen ske?

Som en allmän tumregel bör en formell utvärdering eller uppföljning göras minst en gång per år.

Om den outsourcade personuppgiftsbehandlingen däremot innefattar en högre risk, bör granskningen ske oftare. Exempel på faktorer som kräver kvartalsvis eller halvårsvis granskning:

1. Känsliga Personuppgifter: Behandling av uppgifter som omfattas av Artikel 9 (t.ex. hälsa, politisk åsikt, biometriska data).
2. Stora Volymer: Behandling av personuppgifter i stor skala (omfattande mängder eller stort antal registrerade).
3. Kritiska System: När biträdet hanterar system som är kritiska för er verksamhet och där ett driftstopp eller en incident skulle få katastrofala följder.

Fördelarna med regelbunden granskning

Denna systematiska, regelbundna granskning säkerställer att ni:

• Hanterar förändrade hotbilder: Den tekniska riskmiljön förändras dagligen (nya sårbarheter, nya attacker). En säkerhetsåtgärd som var lämplig förra året kan vara otillräcklig idag. Ni säkerställer därmed att biträdets tekniska skydd fortsatt är lämpligt.
• Uppfyller systematiskt ansvar: GDPR:s ansvarsskyldighet (Artikel 5.2) kräver att ni kan visa att ni agerar proaktivt. En årlig översyn av era viktigaste biträden skapar de bevis och den dokumentation som behövs för att möta tillsynsmyndigheternas krav.
• Fångar Upp leverantörens förändringar: Leverantörens personal, underleverantörer och interna system byts ut. En årlig kontroll fångar upp dessa förändringar som kan påverka dataskyddet.

Genom att upprätta en rutin för årliga granskningar, där ni aktivt begär uppdaterade certifikat, nya revisionsrapporter och för en tydlig dialog, hanterar ni proaktivt den inneboende risk som outsourcad databehandling innebär.

Misslyckas ni med denna kontinuerliga granskning, bär er organisation det yttersta juridiska ansvaret och riskerar höga sanktionsavgifter – trots att felet i praktiken låg hos ert biträde. ansvarsskyldigheten ligger hos er.

Att ta ägandeskap över den dolda risken - outsourcing och ansvarsskyldighet

Vi har fastställt att outsourcing till personuppgiftsbiträden, trots dess affärsmässiga fördelar, skapar en överförd risk. Denna risk blir "dold" eftersom ansvaret för den tekniska säkerheten lämnas över till en extern part, vilket kan ge en falsk känsla av säkerhet. Men som vi konstaterat är det ni, den personuppgiftsansvarige, som behåller hela det juridiska ansvaret när olyckan är framme.

Detta leder oss tillbaka till kärnan i GDPR:s ansvarsskyldighet (Artikel 5.2). Denna princip är inte förhandlingsbar. Den kräver att ni inte bara är compliant, utan att ni kan bevisa det.

Många företag faller i fällan att se hanteringen av personuppgiftsbiträden som en engångshändelse – en aktivitet som bockas av vid avtalstecknandet. De får in ett ISO 27001-certifikat, ett påskrivet PUB-avtal, och sedan arkiveras dokumenten.

Detta är farligt, eftersom GDPR:s krav är dynamiska.

Den dolda risken ligger i glappet mellan det initiala godkännandet och den nuvarande, ständigt förändrade verkligheten. Den löpande granskningen är det enda verktyget ni har för att stänga detta glapp.

Konsekvenser av att ignorera den löpande kontrollen

Om en tillsynsmyndighet (IMY) utreder en dataincident orsakad av ert personuppgiftsbiträde, kommer de att fokusera på er dokumentation. De kommer att ställa följande avgörande frågor:

• När genomförde ni senast en granskning av detta biträdes tekniska och organisatoriska skydd? (Om svaret är "aldrig sedan 2023" är det ett bevis på bristande ansvarsskyldighet.)
• Vilka brister identifierade ni, och hade ni en skriftlig plan (remediation plan) för att åtgärda dessa?
• Har ni dokumenterat att biträdet har de avtalsmässigt krävda mekanismerna för tredjelandsöverföring?

Att förlita sig på en leverantörs löften utan att aktivt verifiera dem är, enligt GDPR, likställt med försumlighet.

Implementera rutiner som hjälper er med efterlevnad

Nyckeln till att hantera den dolda risken är att införliva PUB-granskningen i era interna GRC-processer (Governance, Risk, Compliance). Detta innebär:

1. Automatisera påminnelser: Etablera ett system som automatiskt flaggar biträden för granskning baserat på deras risk.
2. Förankra ansvaret: Utse en specifik person eller avdelning (t.ex. IT-säkerhet eller Legal) som äger granskningsprocessen för varje biträde, och som ansvarar för att begära in uppdaterade bevis.

Genom att aktivt hantera era personuppgiftsbiträden, omvandlar ni en dold, passiv risk till en synlig, aktivt hanterad affärsrisk. Ni uppfyller inte bara ett lagkrav, utan ni stärker er egen motståndskraft mot dataintrång.

Undvik Fällan: Se till att er outsourcing är GDPR-säker

Ni har investerat i att följa GDPR internt. Låt inte den svagaste länken rasera ert arbete och utsätta er organisation för onödiga sanktioner och ryktesskador.

Att effektivt hantera den löpande granskningen av era biträden kan vara tidskrävande och komplext, särskilt om ni har många leverantörer.

Det absolut viktigaste att ta med sig:

1. Det juridiska ansvaret kvarstår: Ni, som personuppgiftsansvarig, bär det yttersta ansvaret för dataskyddet – även när en incident orsakas av ert Personuppgiftsbiträde. PUB-avtalet är bara första steget.
2. Löpande granskning är ett lagkrav: GDPR:s ansvarsskyldighet ($5.2) kräver att ni inte bara är kompatibla, utan att ni kan bevisa det. Detta bevis skapas genom regelbunden, dokumenterad granskning av biträdets tekniska och organisatoriska skydd, särskilt vid hög risk (känsliga data, stora volymer).
3. Hanteringen måste vara löpande: Hotbilden, leverantörens rutiner och system ändras. Genom att implementera årliga eller kvartalsvisa utvärderingar fångar ni upp dessa förändringar och stänger därmed gapet mellan initialt godkännande och dagens verklighet.

Låt oss visa er hur ni kan förenkla den komplexa processen med att hantera personuppgiftsbiträden, från avtal till löpande compliance, och säkerställa att ni alltid kan bevisa er ansvarsskyldighet.

Vi hjälper er få en strukturerad, spårbar och trygg metodik för hela dataskyddsarbetet – från dokumentation till uppföljning med hjälp av våra specialister och experter. 

Boka en demonstration av vår lösning som säkerställer att er granskningen är komplett enligt GDPR uppfyller lagkrav och kontinuerlig efterlevnad. 

Med våra verktyg kan ni ha ryggen fri – ni vet när er dokumentation är komplett, aktuell och redo för granskning.

Boka en demo med oss idag!