Trots det föreslagna undantaget från GDPR:s krav på registerförteckning för mindre företag (se tidigare blogginlägg: Förenklad GDPR: skyldighet till registerförteckning kan begränsas), är det fortfarande den bästa strategin att fortsätta upprätthålla ett korrekt och uppdaterat register.
Här är varför det är avgörande – både juridiskt och praktiskt – att inte släppa taget om denna centrala komponent i dataskyddsarbetet.
Det aktuella förslaget genomgår en lång lagstiftningsprocess. Det är ännu inte antaget – och det finns ingen garanti för att det godkänns i nuvarande form eller när det träder i kraft.
Att redan nu sluta dokumentera era personuppgiftsbehandlingar kan leda till överträdelser av dagens GDPR-regler, vilket i sin tur kan resultera i sanktionsavgifter eller skadestånd.
Även om undantag införs, förblir accountability en grundpelare i GDPR. Ni måste alltid kunna visa att ni följer regelverket – och en registerförteckning är det tydligaste beviset på efterlevnad. Utan den försvåras insyn, spårbarhet och dokumentation.
En korrekt förteckning underlättar efterlevnad av flera kärnprinciper:
En förteckning fungerar som navet i er dataskyddsstruktur.
Utöver lagkrav ger en registerförteckning bättre kontroll över alla behandlingar inom organisationen. Det ger tydlighet, minskar risken för incidenter och stärker intern datastyrning – vilket kan vara avgörande även i samband med andra regelverk som NIS2.
Även om lättnader införs, kommer kravet på dokumentation sannolikt att bestå vid:
Mindre organisationer med mycket kunddata kommer alltså fortsatt behöva en uppdaterad registerförteckning – både för att följa lagen och för att hantera risk.
En aktuell registerförteckning är fortfarande en best practice och en viktig komponent i ert GDPR-arbete. Den rekommenderas även fortsatt av IMY och hjälper er inte bara att undvika sanktioner – den skapar också struktur och förståelse för hur ni hanterar personuppgifter.
Att ha en registerförteckning behöver inte vara krångligt – tvärtom. Med vår användarvänliga plattform får ni: