System
System utgör den centrala platsen för att inventera och dokumentera de IT-system som används för att behandla personuppgifter. Genom att samla systemen här skapar ni en strukturerad bas som ger er spårbarhet och förenklar ert dagliga dataskyddsarbete.
Varför dokumentera system i Dataskydd?
Att använda System-vyn istället för att skriva in systeminformation manuellt i varje enskild behandling ger er flera fördelar:
-
Skapa spårbarhet: Ni får en tydlig överblick över vilka system som stöder specifika behandlingsaktiviteter.
-
Öka effektiviteten: Genom att skapa en system-entitet behöver ni bara registrera informationen en gång. När ni sedan dokumenterar en behandlingsaktivitet väljer ni enkelt systemet från en fördefinierad lista.
-
Få helhetssyn: Ni kan enkelt analysera beroenden i er IT-miljö. Om ett system tas ur bruk eller genomgår en uppdatering kan ni snabbt se vilka processer som påverkas.
Så här hanterar du system
System-vyn är utformad för att hålla ordning på tekniska tillgångar separat från själva behandlingsaktiviteterna.
-
Gå till System i huvudmenyn
-
Klicka på + Nytt system
-
Fyll i de efterfrågade uppgifterna om systemet, såsom namn och eventuell teknisk beskrivning.
-
Spara systemet. Det finns nu tillgängligt som en entitet som kan refereras till från era behandlingsregister
- Fyll även i nödvändig information om systemet under översikten