Partners

Vad innebär "Partners"?

Inom dataskydd fungerar "Partners" som ett samlingsbegrepp för alla externa organisationer ni samarbetar med. Det är inte begränsat till enbart leverantörer eller personuppgiftsbiträden, utan omfattar alla externa parter som är relevanta för ert dataskyddsarbete, såsom:

• Personuppgiftsbiträden

• Systemleverantörer

• Gemensamt personuppgiftsansvariga

• Mottagare av data

Nyckelfunktioner i Partnerregistret

Genom att använda partnerregistret säkerställer ni att all information om externa parter är samlad på en plats, vilket underlättar kontroll och dokumentation enligt GDPR.

• Rollbaserad hantering: En och samma partner kan inneha flera roller samtidigt. Ni tilldelar de roller som är aktuella för den specifika organisationen, vilket ger en tydlig överblick över samarbetet.

• Dokumentation av avtal: Ni kopplar relevanta avtalsdokument (exempelvis biträdesavtal eller mottagaröverenskommelser) direkt till respektive roll via länk. Systemet håller koll på avtalens status och påminner när de är på väg att löpa ut.

• Compliance-uppföljning: Ni kan utföra säkerhets- och integritetsbedömningar, såsom utvärderingar mot GDPR, NIS2 eller ISO 27001, direkt på partnern.

• Återanvändning: När en partner väl är registrerad kan den enkelt kopplas till flera olika personuppgiftsbehandlingar eller system. Ni behöver inte skapa dubbletter för olika roller eller aktiviteter, vilket skapar spårbarhet mellan era avtal och den faktiska behandlingen av personuppgifter.

Lägga till Partners

För att lägga till en ny partner gör du enligt följande:

1. Klicka på Partners i huvudmenyn
2. Klicka på + Ny partner i övre högra hörnet
3. Skriv in namnet på den nya partnern
4. Klicka på Lägg till för att slutföra
5. Fyll i all nödvändig information och klicka på spara

Samla dokument och avtal

För varje partner kan du ladda upp och organisera relevanta dokument för att säkerställa att ni har allt samlat på ett ställe. När du lägger till ett nytt dokument kan du specificera följande information:

• Namn: Ett tydligt namn på dokumentet (t.ex. "Biträdesavtal CloudService AB 2024").
• Dokumenttyp: Välj en kategori som beskriver avtalet, till exempel biträdesavtal.
• Utgångsdatum: Lägg till ett slutdatum för avtalet för att enkelt kunna följa upp när det behöver förnyas.

Automatiska roller och relationer

En av de smartaste funktionerna med Partners är att systemet automatiskt kan identifiera vilken roll en partner har i förhållande till er. Detta sker på två sätt:

• Via avtalstyp i ett dokument

  När du laddar upp ett dokument och väljer en specifik dokumenttyp, analyserar systemet ditt val.

  Exempel: Väljer du att lägga till ett dokument med avtalstypen Biträdesavtal (partnern agerar biträde), förstår systemet att partnern är ett personuppgiftsbiträde åt er och tilldelar automatiskt den rollen.

• Via koppling i en behandling

  När en partner anges som mottagare av data i en av era registrerade behandlingar, skapas en automatisk koppling.

  Exempel: Om någon anger i en behandling att personuppgifter delas med en tredje part och väljer den aktuella partnern ur rullistan, vet systemet att partnern är en mottagare av personuppgifter och lägger till den rollen.

   

Filtrera din partnerlista för en bättre överblick

När er lista över partners växer kan det bli svårt att snabbt hitta den information du söker. För att underlätta detta finns en kraftfull filtreringsfunktion. Med filtreringen kan du enkelt ta fram en lista på exempelvis endast era personuppgiftsbiträden. Detta gör att du snabbt kan få en fullständig överblick över alla leverantörer som agerar i en specifik roll för er verksamhet.