Hur datamigreringen mellan Draftits plattformar går till och vad du behöver veta
Datamigreringen från Draftits äldre till den nyare plattformen är en automatiserad process som säkerställer att all din historiska data överförs. På grund av de cirka 10 år som skiljer plattformarna har frågorna, datastrukturen och formulären uppdaterats. Denna artikel beskriver vad som migreras, vad som krävs av er som organisation och hur ni säkerställer en framgångsrik övergång.
Vad migreras och vad som inte migreras
Draftit kan migrera all data från den gamla till den nya plattformen. Dock finns det två undantag:
-
Uppladdade dokument
-
DPIA (Data Protection Impact Assessments)
Även om all data överförs, kommer den att placeras i de mest passande kategorierna i den nya plattformen. Detta beror på att frågeställningarna har förändrats mellan de olika versionerna. I många fall innebär detta att data från mer specifika frågor samlas i en fritextfråga i den nya plattformen.
Om ni har gjort stora ändringar i era formulär eller skapat egna anpassade formulär kan det krävas ett större efterarbete från er sida för att säkerställa att all data är korrekt placerad.
Ert ansvar för en framgångsrik migrering
För att migreringen ska bli så smidig som möjligt och för att minska ert efterarbete, är det viktigt att ni utför följande åtgärder innan migreringen påbörjas:
-
Utbilda er i den nya plattformen.
-
Bygg upp ert organisationsträd på ett korrekt sätt.
Ett ordentligt uppbyggt organisationsträd är avgörande. Det säkerställer att registreringarna från den gamla plattformen placeras korrekt direkt under rätt enhet i den nya. Detta eliminerar behovet av att flytta registreringar i efterhand.
Processen och verifieringen av data
Draftit hanterar mappningen genom att matcha frågorna i den gamla plattformen mot de nya frågorna. Vi kontaktar er vid eventuella tveksamheter i mappningen. Vi kommunicerar med er när det är dags att genomföra migreringen.
Efter migreringen kommer data i den gamla plattformen att finnas kvar och vara oförändrad.
-
Återställning: Om ni upptäcker att något inte stämmer kan Draftit dra tillbaka migreringen, göra om den och mappa om data på nytt.
-
Viktig uppmaning: När migreringen är genomförd är det viktigt att inte fortsätta arbeta i den gamla plattformen. Om ni arbetar parallellt i båda plattformarna blir det mycket svårt att samordna datan korrekt vid en eventuell återställning eller ny migrering.
Efterarbete efter övergången
När ni har verifierat att informationen har överförts korrekt, är det viktigt att ni fortsätter:
-
Utbilda er och er personal i den nya plattformen.
-
Informera personalen om att ni har migrerat.
Mängden efterarbete beror på era specifika behov. Vi rekommenderar att ni granskar den migrerade datan. Detta bör dock betraktas som en del av ert löpande och kontinuerliga GDPR-arbete (t.ex. vid den årliga eller återkommande granskningen), inte som ett stort separat projekt. Var extra uppmärksam vid den första granskningen efter migreringen, eftersom vissa frågor kan ha lagts till eller data kan ha flyttats till andra fält.