Status på behandling
En registerförteckning är ett levande dokument. För att verksamheten ska ha kontroll på sina personuppgiftsbehandlingar och uppfylla kraven i dataskyddsförordningen (GDPR), måste varje behandling kunna följas från ax till limpa. Men vad innebär egentligen de olika statusarna för en behandling, och vad är det som styr när en behandling byter fas? Den här artikeln förklarar logiken bakom statusarna i registerförteckningen.
Utkast
Statusen Utkast innebär att dokumentationen av en ny personuppgiftsbehandling har påbörjats. Informationen är i detta skede preliminär och posten fungerar som ett internt arbetsmaterial som ännu inte är redo för granskning.
Granskning
När ansvarig handläggare bedömer att utkastet är komplett ändras statusen till Granskning. I detta skede kvalitetssäkras dokumentationen, vanligtvis av organisationens dataskyddsombud. Granskaren säkerställer att behandlingen är korrekt beskriven, uppfyller kraven i dataskyddsförordningen (GDPR) och har bland annat en giltig rättslig grund och ett tydligt specificerat ändamål.
Komplettering
Om granskaren bedömer att information saknas eller behöver justeras, får posten statusen Komplettering. Den skickas då tillbaka till ansvarig handläggare med en begäran om att komplettera eller förtydliga uppgifterna.
Revidering
Statusen Revidering indikerar att det är dags att se över en tidigare behandling. Statusen sättas automatiskt när det förinställda revisionsdatumet har passerats, vilket påminner den ansvarige om att säkerställa att dokumentationen fortfarande är aktuell och korrekt.
Klar
En post som har godkänts i granskningen får statusen Klar. Den utgör då en formell del av organisationens registerförteckning enligt artikel 30 i GDPR. Även en godkänd behandling måste ses över regelbundet för att säkerställa att dokumentationen är aktuell och överensstämmer med den faktiska behandlingen.