Hantera enheter och årskurser

 Del 1: Hantera enheter

Vad är en enhet?

Enheterna i systemet är organisationens skolor och förskolor. Varje enhet kopplas till ett verksamhetsområde (organisation). Ansvarig för enheten är i regel rektorn, som har till uppgift att granska och godkänna alla ärenden innan de skickas vidare till huvudmannen.

Lägga till en ny enhet

1. Klicka på Inställningar i vänstermenyn.
2. Välj Enheter.
3. Klicka på knappen Lägg till enhet.
4. Fyll i följande uppgifter:
   • Namn på enheten.
   • Organisation (vilket verksamhetsområde enheten tillhör).
   • Ansvarig för enheten (t.ex. rektor).
   • Medlemmar (frivilligt, kan t.ex. vara trygghetsteam eller skyddsombud).
5. Klicka på Spara.

Viktigt om kontakter: Du kan enbart lägga till personer som ansvariga eller medlemmar om de redan finns inlagda som Kontakter i systemet. Om det saknas en ansvarig kopplad till enheten visas en röd ikon i översiktskolumnen.

När enheten är sparad får ansvarig och eventuella medlemmar ett e-postmeddelande varje gång en ny anmälan görs på enheten.

Byta ut ansvarig eller lägga till/ta bort medlemmar

Innan du ändrar ansvarig måste den nya personen finnas inlagd under Kontakter.

1. Gå till Inställningar i menyn och välj Enheter.
2. Klicka på den enhet du vill ändra.
3. Byta ansvarig: Ta bort namnet på den befintliga ansvariga och sök upp den nya personen.
4. Hantera medlemmar:
   • Lägg till: Klicka i rutan för medlemmar och sök upp kontakten.
   • Ta bort: Klicka på det lilla krysset (x) till höger om medlemmens namn.
5. Klicka på Spara.

Inaktivera en enhet

Det går inte att radera en enhet om det finns ärenden kopplade till den, men du kan inaktivera den.

• Krav: Alla ärenden på enheten måste vara helt avslutade (godkända av både rektor och huvudman).

1. Gå till Inställningar i menyn och välj Enheter.
2. Klicka på enheten i listan.
3. Klicka på knappen Ja, inaktivera allt längst ner i rutan.

Observera:

• När du inaktiverar en enhet inaktiveras även alla tillhörande årskurser och platser automatiskt.
• Om du inaktiverar en enhet i Skolmiljö Incident inaktiveras platser och årskurser samtidigt i Kränkande Behandling Incident.
• Om det finns aktiva ärenden kvar får du ett meddelande om att dessa måste avslutas innan du kan genomföra inaktiveringen.

Slå ihop enheter (Rekommendation)

Om två enheter ska slås ihop rekommenderar vi att du inte raderar eller skriver över den gamla enheten direkt.

Gör i stället så här för att undvika att ärenden hamnar fel:

1. Ändra namnet på den gamla enheten till exempelvis "Draftitskolan (används ej)".
2. Skapa den nya enheten som en helt ny enhet i systemet.

Del 2: Hantera årskurser 

Vad är en årskurs?

När en anmälan görs i KB Incident väljer anmälaren vilken årskurs barnet eller eleven tillhör. Årskurserna används även för att visa statistik per enhet.

Tips för förskolor: För förskolor är det lämpligt att lägga in avdelningens namn i stället för årskurs.

Lägga till en årskurs eller avdelning

1. Gå till Inställningar i menyn och välj Årskurs.
2. Klicka på knappen Lägg till årskurs.
3. Skriv in namnet på årskursen (eller avdelningen) och välj vilken enhet den ska tillhöra.
4. Klicka på Spara.

Radera en årskurs

1. Gå till Inställningar i menyn och välj Årskurs.
2. Klicka på den årskurs du vill radera.
3. I inställningsvyn som öppnas, klicka på ikonen Radera.

Observera: Om det finns ärenden kopplade till årskursen går det inte att radera den. Då behöver du inaktivera den i stället.

Inaktivera en årskurs

• Krav: Avsluta först alla aktiva ärenden som är kopplade till årskursen. Ett ärende räknas som avslutat när huvudmannen har godkänt det (det går även bra om ärendena är arkiverade).

1. Gå till Inställningar i menyn och välj Årskurs.
2. Stanna i översikten och ändra filtret till vänster om sökrutan till Aktiv.
3. Bocka i rutorna längst till höger för de årskurser du vill inaktivera.
4. Klicka på den gröna knappen Inaktiv längst ner till höger.
5. Klicka på Fortsätt för att bekräfta inaktiveringen.

Återaktivera en inaktiverad årskurs

1. Gå till Inställningar i menyn och välj Årskurs.
2. Stanna i översikten och ändra filtret till vänster om sökrutan till Inaktiv.
3. Bocka i rutorna längst till höger för de årskurser du vill aktivera igen.
4. Klicka på den gröna knappen Aktivera längst ner till höger.
5. Klicka på Fortsätt för att bekräfta.