Får chefen berätta varför du är sjuk? Tystnadsplikt, autosvar och GDPR förklarat

Många undrar: Får chefen säga att jag är sjuk? Vad gäller om kollegan skriver “sjuk” i autosvar?

Är det ett brott mot tystnadsplikten eller GDPR?

I detta inlägg reder vi ut vad lagen faktiskt säger – och hur du som arbetsgivare undviker att göra fel.

Vad du som arbetsgivare får berätta – ur ett arbetsrättsligt perspektiv

Ur ett arbetsrättsligt perspektiv har en arbetsgivare tystnadsplikt mot sina anställda då det gäller privata angelägenheter, personalärenden eller känslig information. En chef får tala om att en anställd är hemma för att den är sjuk. Hen har inte någon rätt att tala om för andra i, eller utanför, verksamheten om anledningen till sjukdom, exempelvis att personen är förkyld, deprimerad eller har covid. Särskilt viktigt är det om det gäller rehabilitering eller hjälp vid missbruk. 

Reglerna i arbetsmiljölagen (AML) förtydligar detta. I 7 kap § 13 AML står det att “skyddsombud, studerandeskyddsombud eller ledamot i en skyddskommitté eller den som har deltagit i arbetsanpassnings- och rehabiliteringsverksamhet enligt denna lag får inte obehörigen röja eller utnyttja vad han eller hon under uppdraget har fått veta om yrkeshemlighet, arbetsförfarande, affärsförhållande, en enskilds personliga förhållanden eller förhållande av betydelse för landets försvar.” Reglerna avser privat verksamhet, men liknande regler finns i offentlighets- och sekretesslagen för de som är offentligt anställda. 

Läs även: Har du koll på reglerna om sjuklön och sjukfrånvaro? 

GDPR och tystnadsplikt: Vad gäller när det handlar om sjukdom?

När det gäller GDPR så är reglerna lite snävare. Uppgifter om hälsa räknas som en känslig personuppgift enligt dataskyddslagstiftningen, oavsett vems hälsa som avses. Utöver ens egna sjukfrånvaro räknas alltså även vård av barn som en känslig personuppgift, samt uppgifter om exempelvis graviditet och läkarbesök. 

Som utgångspunkt är det förbjudet att behandla känsliga personuppgifter, men det finns två undantag som tillåter en sådan behandling. (Är du osäker på vad ordet behandling innebär finns det förklarat i detta blogginlägget). Anledningen till varför personuppgifter behandlas kallas även, enkelt förklarat, för rättslig grund. Här kommer två rättsliga grunder som kan göra behandlingen tillåten:

• Personen som uppgifterna gäller har samtyckt till behandlingen. Reglerna kring samtycke är emellanåt krångliga, så här behöver du läsa på noga om du ska använda samtycke som rättslig grund.
• Uppgifterna är nödvändiga för att arbetsgivaren ska kunna fullgöra sina skyldigheter enligt arbetsrätten. En sådan skyldighet är exempelvis att betala ut sjuklön. 

Att berätta anledningen till att en kollega är sjuk för andra i verksamheten ingår däremot inte bland arbetsgivarens skyldigheter. Därmed är det svårt, för att inte säga omöjligt, att motivera en sådan informationsspridning. Det finns förmodligen inget syfte och ingen rättslig grund. I stället skulle det kunna räknas som en personuppgiftsincident (obehörigt röjande av någons personliga information).

Får chefen prata om varför du är sjuk?

En chef får informera om att en anställd är frånvarande – till exempel att hen är sjuk. Däremot får chefen inte berätta varför personen är sjuk, eftersom detta är en känslig personuppgift enligt GDPR.

Att säga att någon är sjuk är alltså tillåtet, men att säga att någon har exempelvis influensa, migrän, psykisk ohälsa eller är sjukskriven för rehabilitering, är inte det. En sådan uppgift kräver antingen att den anställde har lämnat samtycke, eller at det finns en annan rättslig grund – vilket det sjelden gör i slike situasjoner.

Saknas rättslig grund, kan det istället räknas som en personuppgiftsincident, och bör anmälas enligt organisationens interna rutiner.

Sammanfattning av reglerna

Arbetsgivare har tystnadsplikt mot sina anställda när det gäller personliga angelägenheter, känslig information eller personalärenden. Det innebär att en chef inte får lämna ut detaljer i ovannämnda fall, eller att involvera andra parter utan den anställdes samtycke. Anledningen till frånvaron får inte uppges, i detta fallet diagnosen.

Även reglerna i GDPR är snäva: du får behandla personuppgifter om du har rättslig grund för det – men du får inte sprida vidare information om andra kollegors hälsa eller anledning till sjukfrånvaro hursomhelst. Gör du det kan det räknas som en personuppgiftsincident, och då ska den anmälas till den som är dataskyddsansvarig i din organisation.

Tips för att undvika att göra fel:

1. Ha som regel att inte prata om andras frånvaroorsaker generellt på arbetsplatsen. Detta kan med fördel skrivas ner i er frånvaropolicy, eller liknande policy på arbetsplatsen.
2. Uppmana inte anställda att skriva i sitt autosvar (eller liknande) att de är sjuka. Det räcker oftast bra att skriva “jag är frånvarande” eller “jag är inte tillgänglig” samt ange preliminärt datum då medarbetaren tror att hen är tillbaka i tjänst.
3. Påminn varandra på arbetsplatsen att inte prata om anledningar till personens frånvaro. Oavsett om en person har semester, är föräldraledig eller sjuk så är effekten densamma – personen är inte på arbetet.
4. Anmäl, och uppmana andra att anmäla, de personuppgiftsincidenter som inträffar. Ni bör ha rutiner för hur denna typ av incident ska rapporteras, så följ dessa. På så vis blir det tydligt för den som arbetar med dataskyddsfrågor var bristerna finns och hen kan arbeta med att förbättra dessa.

Vanliga frågor om sjukfrånvaro, tystnadsplikt och autosvar

Här är svar på några av de vanligaste frågorna som arbetsgivare och chefer ställer sig – särskilt under vab- och sjukdomsperioder.

Får chefen fråga varför jag är sjuk?
Ja, men du har ingen skyldighet att svara. Ditt svar räknas som en känslig personuppgift.

Får arbetsgivare berätta om sjukskrivning?
Nej, inte mer än att en person är frånvarande. Diagnos eller detaljer får inte delas vidare.

Ska man skriva “sjuk” i sitt autosvar?
Det är bättre att undvika. Skriv i stället “Jag är frånvarande” och ange när du förväntas vara tillbaka.

Vad säger arbetsmiljölagen om chefers tystnadsplikt?
Lagen (AML 7 kap § 13) förbjuder obehörigt röjande av personliga förhållanden. Det gäller både chefer och andra som arbetar med arbetsanpassning eller rehabilitering.