Mannen bakom konceptet Expo – tankarna inför, under & känslan efter varje event

Publicerad: 2018-01-18 av Draftit #Lön #HR #Marknadsföring #Kreativitet #Dataskydd
Beräknad lästid för inlägget: ca. 7 minuter

Niklas Kimfors, event- och utbildningsansvarig

Draftit har under nio år arrangerat årliga event, ett koncept som utvecklats till Expo, där Expo Lön står närmast på tur under 2018. Från att ha varit en dag med föreläsningar inom ämnesspecifika områden har Expo Lön utvecklats till det största årliga eventet för lönespecialister i Sverige.  

Vem är drivkraften bakom framgången med Expo, och hur lyckas man med att komponera det perfekta eventet?  

 

En applåd för Niklas Kimfors, utbildnings- och eventansvarig på Draftit

De senaste fyra åren har Niklas Kimfors arrangerat Expo Lön, men han har varit en del av Draftit längre än så. Tidigare jobbade han som säljansvarig och när Draftit valde att satsa på att utveckla sina event var ett naturligt steg vidare att ta ansvar för event och utbildningar.  

 För fyra år sedan var det ett naturligt steg inom bolaget att gå från säljansvarig till eventansvarig, berättar Niklas. Vi behövde fokusera mer på marknaden som nu hade nya affärsområden, nya produkter och partnerskap med en utveckling av kunskapsarenan – det framtida Expo.

Niklas har alltid förespråkat vad vi nu kallar content marketing även inom försäljning. Det handlar om att "måla upp bilden" för kunden, och att säljaren själv agerar som kunskaps- och nätverksambassadör. Expo har blivit ett givet forum för detta, där specialister inom HR-, Lön- respektive Dataskyddsområdet möts under en heldag.  

 

"Varje deltagare ska både känna 'Aha, det visste jag inte' och 'Wow' innan dagen är slut"

Det har blivit populärt att delta på event. Niklas tror att det delvis kan bero på att det blir ett forum för att utbyta erfarenheter, men också för att fylla på sina kunskaps- och energidepåer.  

När han planerar eventen och bokar föreläsare strävar han alltid efter att få en så bra prisbild som möjligt med kunniga föreläsare som tar upp aktuella ämnen. Helhetsintrycket med lokalen, mat, teknik och service är viktigt. Likaså strävar Niklas alltid efter att överraska deltagarna och ge dem mer än vad de förväntar:  

Jag vill att varje deltagare ska känna både "Aha, det visste jag inte" och "Wow" innan dagen är slut.

Hur arbetar ni med att utveckla eventen över tid?  

 Vi har på samtliga orter flyttat till större, mer centrala och anpassade lokaler. Kvalitén på föreläsare och ämnen är jätteviktigt. Jag fokuserar mycket på att skapa en röd tråd under dagen så att föreläsningarna stödjer varandra.  

Utvecklingen sker mycket utefter deltagarnas önskemål som samlas upp i kvalitetsenkäter efter varje event. Sedan några år tillbaka har Draftit även knutit till sig "Våra Vänner" - bolag och organisationer som kan tillföra Expo arena kunskap och kompetens genom sina produkter och tjänster. För Expo Lön finns SRF konsulterna, Iterum, Poolia, Numbrs och Visma med som vänner på turnén.  

 

Vad ser du mest fram emot på årets Expo Lön?  

Förutom att vi även detta året har fått med oss uppskattade föreläsare, måste jag säga att jag verkligen ser fram emot att få träffa alla kunniga och intresserade deltagare.  

Under de senaste åren har Expo Lön ökat stadigt i antal och varje år har Niklas fått hitta större lokaler för att möta den ökade efterfrågan.  

 Den energi, glädje och det brinnande intresse som man kan känna när 400 personer, var och en kunnig inom sitt område, samlas under samma tak är helt otrolig. Jag blir alldeles varm och pulsen går upp bara jag tänker på det!  

I år gästas Expo Lön bland annat av Jenny Grahn från Skatteverket för att guida oss genom de nya reglerna runt AGI och personalliggare. Föreläsningen om den nya dataskyddsförordningen har Jonas Edström anpassat för att beskriva vad den innebär för lönespecialister. Niklas tycker även att det ska bli spännande att se Henrik Fexeus föreläsning:  

Personligen tycker jag det ska bli väldigt spännande att vad Henrik Fexeus, känd från TV4 och Morgonsoffan där han ger oss en inblick i det psykologiska spelet mellan oss, ska hitta på.  

 

Många detaljer ska klaffa på varje event – man får ingen andra chans

Niklas sköter bokningen av talare, lokal och allt annat som ska finnas tillgängligt på plats. Expo Lön och Expo HR genomförs varje år på tre orter; Malmö, Göteborg och Stockholm, och varje plats har olika förutsättningar.  

 Det är mycket arbete och många detaljer som ska klaffa. På själva dagen för eventet måste allt fungera. Man får ingen andra chans, förklarar Niklas.  

Ändå händer det oförutsedda händelser som man måste anpassa sig efter. Jag frågar Niklas om han kan dela med sig av någon händelse där eventet inte blev som man hade planerat. Han berättar då om ett frukostseminarium där frukost givetvis skulle serveras. Lokalen var en biosalong med hundrafemtio personer på plats. Det fanns bara ett problem: Företaget som skulle leverera frukosten hade tappat bort ordern och därmed levererades ingen frukost. Sittandes i en biosalong fick därmed deltagarna på seminariet bli serverade vad som fanns tillhanda: MER och popcorn. Det ledde mest till skratt, och under föreläsningen fick smörgåsar förberedas för att delas ut när deltagarna lämnade lokalen.  

 Det var smörgåsar bredda med kärlek - bokstavligen. Men alla var nöjda och glada ändå, skrattar Niklas.  

 

Niklas Kimfors

Vad är då det bästa med att arbeta med event?  

Att Niklas är en fena på att skapa goda kontakter och förvalta dem väl kan nog alla på kontoret skriva under på. Under vårt samtal berättar han också om svårigheten att lyckas vara tillgänglig för alla. För alla frågor och mail ska besvaras med ett personligt meddelande – ingen får känna sig bortglömd.  

 Allt från förändringar i deltagarlistor, rena fakturafrågor och allergier som ska meddelas till köket kan verka som en liten sak, men det kan vara livsviktigt att det blir rätt.  

Den största belöningen kommer med dagen för eventet:  

 Det bästa är att se resultatet av sitt arbete: Att efter dagens slut få se energin och glädjen som varje deltagare har fått av dagen. När en deltagare, föreläsare eller vän till Expo återkopplar med beröm om hur bra det varit även detta år, då är det som bäst.  

 

Välkommen till årets event för alla lönehjältar!

I slutet av januari börjat årets Expo Lön-turné med första anhalt i Malmö, för att köra vidare mot Göteborg och med ett sista stopp i Malmö. Om du missat information om eventet kan du läsa mer om årets Expo Lön här eller på www.expolon.se.  

Varmt välkomna önskar Niklas med vänner!