Vad ska en personalhandbok innehålla? Projektledaren Elin ger sina bästa tips

Publicerad: 2017-11-28 av Draftit #HR #Personalfrågor #Digitalisering
Beräknad lästid för inlägget: ca. 7 minuter

Elin, produktägare Personalhandbok

Hur skapar man en personalhandbok som underlättar intern kommunikation och information till medarbetarna? Många organisationer använder sin personalhandbok för att informera om policyer, ledighet, arbetsplatsens regler med mera.

Personalhandboken säkerställer att personalfrågor hanteras konsekvent och skapar transparens och trygghet inom organisationen. Men var börjar man? 

 

Projektledaren – en roll med många uppgifter 

Vi tar ett snack med Elin Sjöstrand, projektledare och produktägare för Draftit Personalhandbok. Hon har varit en sann Draftian i fyra år. Dagarna fyller hon med uppgifter av olika slag: 

– Jag håller i uppstartsmöten, utbildningsmöten, uppföljningsmöten och möten inför lansering av medarbetarportaler, berättar Elin. Det är också jag som lägger in material i kundplattformar, gör grafiska anpassningar och utvecklar våra demoplattformar med hjälp av våra projektledarassistenter. 

Som produktägare skriver Elin också nyheter, texter och policydokument som publiceras i personalhandböcker och medarbetarportaler. Som om inte det vore nog jobbar hon också med interna projekt och utbildningsinsatser. 

 

Fördelen med en webbaserad personalhandbok 

Den största fördelen med en digital personalhandbok eller portal menar Elin är att den är lättillgänglig, sparar tid och skapar transparens inom organisationen. Många organisationer har befintliga resurser väldigt utspridda. 

Ett vanligt problem som personalhandboken löser är att deras befintliga material spretar väldigt mycket och finns på olika platser. Kunderna vill med medarbetarportalen samla all information på ett ställe och få den lättillgänglig och sökbar. Att skriva en personalhandbok är ett omfattande arbete och utan någon hjälp kommer det ta lång tid. 

Kan man göra det själv? Eller är det smidigare att köpa en färdig lösning? 

– Om du ska skriva en personalhandbok är mitt bästa tips att köpa Draftit Personalhandbok eller Medarbetarportal. Med vår lösning får du ett färdigt innehållsträd med tillhörande exempeltexter som du kan använda som de är, med väldigt få eller inga ändringar, vilket kommer spara dig tid. Du får även tillgång till en projektplan och värdefulla tips som kommer hjälpa dig i ditt arbete. 

Produktavdelningen, där Elin sitter med sina närmaste kollegor, har lanserat en ny version av personalhandboken som innehåller både en exempeltext och en text med lagar och regler. Som användare kan du göra egna anpassningar i exempeltexten, men fortfarande få automatiska uppdateringar i lagar och regler. 

 

Personalhandbok förhandsvisning

Boka en kostnadsfri demo på Personalhandbok

 

Elins 5 bästa tips för att komma igång med personalhandboken

Eftersom Elin har arbetat med att ta fram så många personalhandböcker så har hon också några ess i bakfickan om vad man ska tänka på. Här kommer hennes fem bästa tips för att komma igång med personalhandboken. 

1. Avsätt ordentligt med tid

Det går inte att skriva en personalhandbok "när man har tid över", för det händer aldrig. Istället bör du avsätta tid i din kalender för att arbeta med personalhandboken. Avsätt gärna någon eller några dagar i veckan om du har möjlighet.

Om du har begränsat med tid är Elins rekommendation att hellre planerar in en heldag då och då, jämfört med att arbeta i korta perioder.

– Av erfarenhet får man mer gjort när man sitter heldagar, för då är man "inne i tänket", förklarar Elin.

 

2. Gör ett innehållsträd och ta fram en struktur

Ta fram ett innehållsträd som visar alla kapitel och avsnitt som ska finnas i personalboken. Det underlättar din planering och hjälper dig att se var du ska börja. Elin berättar hur du sedan går vidare:

– När du är klar rekommenderar jag att du använder innehållsträdet som en projektplan. Du kan lägga till anteckningar om vem som är ansvarig för avsnittet och om det finns avsnitt som behöver uppdateras kontinuerligt. Uppdateringen kan exempelvis gälla nya belopp eller kontaktuppgifter.

 

3. Kort om tid? Dellansera avsnitten

– Om du har svårt att hitta tid för personalhandboken kan jag rekommendera att lansera er personalhandbok del för del, säger Elin. På så vis kan du snabbt få ut en personalhandbok i organisationen som du sedan kan bygga på i lugn och ro.

Fördelen med att dellansera personalhandboken några avsnitt åt gången är att du "köper" dig lite tid för de avsnitt som tar mer tid att färdigställa. Genom att löpande lansera fler avsnitt skapas dessutom en nyfikenhet kring personalhandboken eftersom medarbetarna hela tiden ser att det händer något nytt. Då blir medarbetarna mer motiverade och intresserade av att gå in och läsa.

När du prioriterar avsnitten som ska vara med vid första lansering kan du ställa dig följande frågor: 

  • Vilka avsnitt får du återkommande frågor om från medarbetarna?
  • Har ni några ”problem-områden” där rutiner och liknande behöver komma på plats inom kort?
  • Vilka avsnitt är strategiskt viktiga att få med?

Några vanliga avsnitt att börja med är arbetstid, semester, övrig ledighet, sjukfrånvaro, löner och förmåner samt arbetsmiljö.

 

4. Sätt upp mål och delmål

När du har prioriterat avsnitt kan du sätta upp delmål för respektive kapitel. Var realistisk i din planering, målen ska vara nåbara. Ett tips är att skriva vilka kapitel du ska arbeta med vid varje inbokat tillfälle i din kalender. Då vet du alltid vad du ska göra.

Genom att skriva in vilka kapitel du ska arbeta med i kalendern ser du även om du har satt upp en rimlig deadline.

 

5. Påbörja arbetet

När du har lagt upp en plan med prioritering och delmål är det bara att påbörja arbetet med att skriva texterna. Tänk på att hela tiden ha din mottagare av personalhandboken i åtanke. Elin ger några exempel:

– Förstår medarbetarna det som står i texten? Finns det svar på vanliga frågor?
Anpassa texterna så de passar er verksamhet och stämmer med era kollektivavtal.

Vi tackar Elin för alla tips. Om du fortfarande känner dig lite osäker kan du ladda ner vår guide med 10 råd kring hur du skapar en personalhandbok – ett smidigt sätt att komma igång!

Personalhandbok faktablad för nedladdning

Har du frågor om hur man bäst sätter upp och lanserar en personalhandbok? Hör av dig till oss, vi hjälper dig gärna i processen. Du kan också ladda ner faktabladet 10 råd till dig som ska skapa och underhålla en personalhandbok som ett första steg. 

Ladda ner faktabladet här