Arbetsmiljöarbete för chefer II: Risker & åtgärder

Publicerad: 2017-05-02 av Draftit #Arbetsmiljö #HR #Chefskap
Beräknad lästid för inlägget: ca. 8 minuter

Den psykosociala arbetsmiljön blir allt viktigare i takt med att antalet sjukskrivningar ökar. Risker i arbetsmiljön kan till exempel omfatta stress, hög arbetsbelastning och konflikter. Vilka risker kan du identifiera på din arbetsplats?
Detta är den andra av två delar i Draftits serie om arbetsmiljöarbete.

Arbetsmiljöarbete för chefer med Eva Liner

I vår andra del om arbetsmiljöarbete utvecklar vi diskussion om riskerna i arbetsmiljön, lämpliga åtgärder samt strafföreläggande påföljder. Till vår hjälp har vi arbetsmiljöexperten Eva Linér som alltid har haft ett stort intresse för hur organisationer fungerar:

- Arbetsmiljö innefattar väldigt mycket enligt mitt sätt att se på det. Jag har arbetat med organisationer, grupper och individer, men har inte alltid benämnt det arbetsmiljö. Men jag tycker allt är starkt relaterat till arbetsmiljö. Det är brett område som går inte att tröttna på.

En god arbetsmiljö innebär balans mellan krav och resurser. Som chef ansvarar du för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Arbetsmiljöverket rekommenderar att du undersöker ett antal faktorer, såsom; kommunikation, lärande, ledarskap, samarbete, inflytande och delaktighet.

Läs också: Arbetsmiljöarbete för chefer I: Vilket ansvar har jag? 

 

”Fäst uppmärksamhet på det som fungerar bra och är hälsofrämjande på arbetsplatsen!”

En viktig del i arbetsmiljöarbetet är att identifiera brister. För att verkligen skapa förändring behöver du också veta vad som redan fungerar. Organisationen kan då använda de kunskaperna för att skapa en ännu bättre arbetsmiljö. Eva berättar:

- Fäst uppmärksamhet på det som fungerar bra och är hälsofrämjande på arbetsplatsen! Ta reda på vad som skapar trivsel. Vad är det som gör att medarbetarna orkar och gör ett bra arbete?

Det också viktigt att du som chef tar hand om dig själv. En chef som har tappat gnistan får det svårare att stödja medarbetarna. Eva berättar att en vän till henne brukar referera till säkerhetsanvisningarna på ett flygplan: ”Ta på din egen syrgasmask innan du hjälper ditt barn”. För att kunna hjälpa andra, måste du vara på banan.

 

Behöver du hjälp på traven? Prova vår personalhandbok

Som chef eller arbetsledare har du ansvar för att din personal arbetar på ett hållbart sätt. Det kan däremot vara svårt att säkerställa att samtliga anställda vet vad som gäller. Draftit Personalhandbok har bland annat en mängd färdigproducerat material som du kan utgå från och anpassa till din organisation.

Lär dig mer om Personalhandboken

 

”Du vet inte vad du pratar om” – Även vuxna människor mobbar

Kränkande särbehandling behöver inte bara handla om mobbning. Som chef ska du aldrig tillåta att någon blir orättvist behandlad, sexuellt trakasserad eller diskriminerad. Kom ihåg att inte enbart beakta verbala och fysiska kränkningar. Nedsättande kommentarer i mejl, sms eller sociala medier är precis lika allvarligt.

Eva, om jag märker att det förekommer mobbing på min arbetsplats, vad har du för tips på hur man ska angripa problemet?
- Är man chef så tycker jag att man ska göra exakt det som står i arbetsmiljöreglerna. Man ska klargöra att det inte är accepterat på arbetsplatsen. Det kan låta självklart men ibland ser jag att man inte gjort det.

Exempel på kränkande särbehandling:

  • Ingen hälsar
  • Blir kallad öknamn
  • Blir personligt uthängd
  • Exkluderas från möten som man borde delta i

Kränkande särbehandling och mobbning förekommer även bland vuxna
Systematiska kränkningar över tid kan i värsta fall leda till allvarlig psykisk ohälsa.

 

Stress ökar olycksrisken på arbetsplatsen

Psykisk förekommer inom alla arbetsområden. Fysiska skador kopplas däremot vanligen till fysiskt krävande arbeten. Det stämmer att riskerna är större för denna typen av arbete. Eva betonar att även de sociala och organisatoriska aspekterna är viktiga att ha i åtanke:

- Det är oftast så att de stora fysiska riskerna finns i industrin, på byggen och i vård och omsorg. Men där finns det också organisatoriska och sociala risker. Vi vet att stress exempelvis ökar olycksrisken. Det kan förstås finnas fysiska risker i kontorsmiljö också, men de är oftast av annan karaktär.

Enligt SAM 5§ ska det finnas en arbetsmiljöpolicy förutsatt att arbetsplatsen har fler än tio anställda. En uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet ska göras minst en gång per år. Det är en pågående process i ständig förändring.

Process för arbetsmiljöarbete

Som ansvarig för arbetsmiljöarbetet bör du fråga dig:

  • Finns det kunskap för att hantera och förebygga ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling?
  • Hur säkerställer organisationen att kunskapen sprids till de som behöver den?
  • Har chefer och arbetsledare möjlighet att utvärdera och åtgärda brister?

 

Tillbaka till skrivbordet: Hur skapar vi en bra arbetsmiljö?

Många av oss arbetar idag på kontor. Förr var separata rum en vanlig syn, men numera är kontorslandskap en populär lösning. Vad är bäst och vilka skyldigheter har arbetsgivaren om en anställd behöver särskild utrustning? Vi frågar Eva om hennes syn på saken:

Vad är din syn ur arbetsmiljösynpunkt på öppna kontorslandskap som blivit så populärt på senare tid?
- Det finns lite motsägelsefulla rapporter kring detta. Det som är krångligt är att vi är olika och störs av olika saker. Det är viktigt att man har uppförandekoder kring volym på samtal och annat som kan störa arbetsron. En avgörande faktor för hur man upplever arbetsmiljön är hur möjligheterna att gå undan för samtal och möten.

Det har även talats mycket om aktivitetsbaserade arbetsplatser där man inte har en fast plats. Hur påverkar detta arbetsmiljön?
- Det beror lite på vad man arbetar med. Självklart ställer det nya krav på arbetsmiljön. Fördelen med aktivitetsbaserade arbetsplatser är att man kan välja miljö utifrån det man ska arbeta med för dagen. Många tycker att det är svårt att vänja sig vid att inte ha en fast arbetsplats. En aktivitetsbaserad arbetsplats innebär inte bara en skillnad i den fysiska arbetsplatsen. Det innebär också ett annat sätt att arbeta vilket ju också blir en omställning för vissa medarbetare. 

Vad händer när det finns medarbetare som har speciella behov som måste tillgodoses?
- De råd man brukar ge kring dessa frågor förutom att skapa möjlighet till avskildhet är att inbjuda medarbetarna i planering av förändring av arbetsplatsen. Inflytande och delaktighet är en viktig komponent för hur man upplever sin arbetsmiljö. Arbetsgivaren har ett stort ansvar för anpassning och rehabilitering så ibland behöver man göra speciallösningar för en medarbetare.

Arbetsmiljö och kontorsarbete 

Brott mot arbetsmiljölagen kan leda till böter och fängelse

Straffet för brott mot arbetsmiljölagen kan utdelas på individnivå, men det kan också tillfalla företaget. För allvarliga brott såsom vållande till annans död kan straffet bli fängelse i upp till 6 år. Vi frågar Eva vad den vanligaste påföljden är.

- Arbetsmiljölagen är kopplad till brottsbalken och om chefen begått ett arbetsmiljöbrott så kan han eller hon bli straffad. Det vanligaste straffet är dagsböter och villkorlig dom.

Som chef är det viktigt att visa på hur organisation har arbetat för att förebygga olyckor. Den viktigaste delen av arbetet är att göra en noggrann riskbedömning.

 

Undvik böter – ha koll på lagen

Man kan dömas till böter om man:

  • Begår ett arbetsmiljöbrott
  • Lämnar oriktiga uppgifter
  • Tar bort en skyddsanordning
  • Bryter mot skyldigheten att anmäla allvarliga olyckor och tillbud till Arbetsmiljöverket

 

Checklista: Känn igen brister i arbetsmiljöarbetet

Första steget i systematiskt arbetsmiljöarbete är att identifiera riskerna. Det enklaste är att du frågar dig vilken som är den största risken för att skada sig eller bli sjuk. Det bästa du kan göra är att arbeta förebyggande genom att diskutera vilka regler som gäller på arbetsplatsen.

Ibland räcker det inte med att identifiera risker och arbeta i förebyggande syfte. Använd gärna denna checklista för att känna igen tecken på brister i arbetet.

- Sjukskrivningar, hög sjuknärvaro, hög personalomsättning
- Olyckor
- Övertidsarbete eller jobb på raster och lunch
- Låg kvalitet på levererat arbete
- Orimligt högt arbetstempo
- Signaler på att medarbetare har svårt att hinna med
- Konflikter eller problem med att samarbeta
- Bristande motivation, nedstämdhet och irritation
- Värk, trötthet eller andra fysiska problem
- Glömska och koncentrationssvårigheter

Förekommer någon av punkterna i högre grad på din arbetsplats?

Börja idag med ett kostnadsfritt faktablad om OSA!